Ремонт в арендованном офисе: что учесть, заключая договор с бизнес-центром, чтобы не потратиться впустую

Один заказчик выбрал помещение для нового офиса, договорился об условиях, подписал договор со своей стороны и попросил нас начать работу над дизайн-проектом, чтобы не терять время. А бизнес-центр отказал ему в пользу более крупного арендатора — пришлось в экстренном порядке искать новое пространство и встраивать туда согласованную концепцию.

Неприятно? Еще бы! А теперь представьте, что договор подписали, дизайн-проект оплатили, ремонт арендованного помещения сделали, а арендодатель через неделю или месяц «попросил на выход». И никаких компенсаций — новый дизайнерский интерьер вы владельцу помещения подарили.

От таких ситуаций никто не застрахован, но есть способы максимально себя обезопасить. Мы попросили партнеров из компании Maris в ассоциации с CBRE , специализирующейся на управлении объектами недвижимости и их эксплуатации, аренде и продаже, дать несколько рекомендаций, которые помогут вам избежать неприятных сюрпризов.

Кто оплачивает ремонт в арендованном офисе

Как правило, договор аренды предусматривает ремонт за счет арендатора. Любые улучшения по окончании срока аренды переходят в собственность арендодателя без каких-либо компенсаций.

Некоторые арендодатели соглашаются частично компенсировать расходы на ремонт. Обычно речь идет о восстановлении или улучшении базовых элементов помещения: пола, потолка, стен. Если удалось договориться о финансовом участии владельца, важно прописать в договоре, что именно он готов оплатить и на каких условиях.

Иногда арендодателям приходится компенсировать расходы на ремонт вопреки тому, что в договоре аренды прописан ремонт за счет арендатора. Вот пример из судебной практики: предприниматель арендовал офис на 11 месяцев с возможностью продления, сделал там ремонт за свой счет, после чего в здании прекратилось электроснабжение. На устранение неполадок ушло почти 2 месяца, из-за чего использовать помещение для ведения бизнеса не было возможности. Арендатор подал в суд на арендодателя, чтобы взыскать расходы на ремонт и упущенную выгоду. Суд первой инстанции и апелляционный суд ему отказали, руководствуясь договором, а Верховный суд отменил их решения и отправил дело на пересмотр. Основание: из-за отключения электричества невозможно было использовать офис по назначению, из-за чего затраты на ремонт потеряли экономический смысл. Требования предпринимателя были удовлетворены.

Какие планируемые при ремонте изменения нужно согласовывать с владельцем арендованного помещения, и может ли он вам что-то запретить

Еще до подписания договора важно выяснить, какие ограничения есть со стороны бизнес-центра. Скажем, если здание историческое, может оказаться, что менять в нем ничего нельзя. Или есть общий облик БЦ и важно, чтобы во всех офисах было использовано одинаковое напольное покрытие.

Работая над проектом офиса компании Metso&Outotec в питерском БЦ Technopolis, мы столкнулись с тем, что запрещено менять или закрывать металлические потолки в коридорах, демонтировать подвесные потолки Армстронг и переносить вентиляцию в виде холодных балок. Это ограничивало выбор дизайнерских решений, но удалось продумать всё так, чтобы выполнить требования владельца помещения и получить желаемую итоговую картинку.

Часто запрещен или затруднен перенос радиаторов. Иногда нельзя возвести стену там, где необходимо, нужно сохранять шахты для обслуживания коммуникаций и не закрывать входы в технические помещения внутри офиса.

В БЦ, где находится офис нашей студии, на полу во всех офисах лежит керамогранит, который нельзя демонтировать. Поэтому мы монтировали виниловое напольное покрытие и ковровую плитку поверх, чтобы их в любой момент можно было снять, а керамогранит при этом остался бы в нетронутом виде.

Рекомендуем зафиксировать перечень допустимых изменений и ограничений в договоре аренды, чтобы избежать претензий со стороны арендодателя в будущем. Мы, со своей стороны, согласовываем все серьезные изменения с владельцем помещения, предоставляя проект на подпись — так риски сводятся к нулю.

Как отразить капитальный ремонт помещения в договоре аренды

Мы не рекомендуем начинать работу над дизайн-проектом до того, как договор аренды подписан обеими сторонами. Нет гарантии, что сделка не сорвется в последний момент по какой-то причине — в этом случае деньги будут потрачены впустую, т. к. проект делается под конкретное помещение и другое может не подойти.

У каждого БЦ есть свой типовой договор, но вы вправе предложить изменения и дополнения. Алена Бердиган, руководитель отдела офисной недвижимости компании Maris в ассоциации с CBRE, рассказала, что профессиональные арендодатели, работающие с крупными арендаторами, всегда рассматривают предложения по корректировке договора.

Основные условия будущего договора аренды прописываются в коммерческом предложении. Общего перечня моментов, которые должны в нем содержаться, нет: все зависит от специфики БЦ. Но специалисты Maris рекомендуют до подписания договора изучить правоустанавливающие документы на объект и права арендодателя и узнать:

• точную площадь арендуемого объекта;
• стоимость аренды, перечень всего, что в нее включено и не включено;
• срок действия договора;
• ваши расходы, связанные с подписанием договора: обеспечительный платеж, аванс;
• условия регистрации договора аренды в Росреестре: кто ее выполняет и за чей счет;
• условия отделки и перепланировки помещения: что можно и что нельзя менять в ходе ремонта арендованного помещения;
• возможны ли арендные каникулы: некоторые БЦ дают отсрочку по оплате на время, пока идет ремонт.

Стандартный срок действия договора аренды офиса, расположенного в БЦ — 11 месяцев с последующей пролонгацией. Единственный способ избежать того, что по прошествии этого времени или даже раньше вас без оснований попросят освободить помещение, — выбрать добросовестного арендодателя. Обратившись к брокерам, которые давно на рынке, узнаете, кто честен с арендаторами, а с кем лучше не связываться.

Если условия аренды вас устраивают, запросите шаблон договора. Вот на что рекомендует обратить внимание Алена Бердиган:

Каждый договор аренды уникален. В первую очередь, арендатору нужно убедиться, что предложенные коммерческие условия соответствуют согласованному коммерческому предложению. Часто бывает так, что только из договора арендатор узнает, что ряд платежей не входит в арендную плату (например, вывоз мусора, техническое обслуживание помещения, коммунальные платежи).

Во-вторых, стоит обратить внимание на сроки действия договора и возможность выхода из него как со стороны арендатора, так и арендодателя. Если арендатор предполагает произвести вложения в офисную отделку, а у арендодателя будет выход из договора в любой момент с предупреждением за несколько месяцев, то это может стать риском для арендатора.

В-третьих, необходимо тщательно изучить правила работы БЦ. Многие арендодатели справедливо стремятся к порядку внутри своего здания и для всех устанавливают одинаковые правила. Важно придерживаться их и ознакомить с ними своих сотрудников.

Иногда права и обязанности сторон описаны так завуалированно, что заметить подвох сложно. От неприятных сюрпризов вас застрахует опытный брокер, который знает, на что обратить внимание.

Если планируете капитальный ремонт помещения, в договоре аренды нужно прописать правила: когда можно выполнять шумные работы, вроде сноса перегородок, по каким лестницам заносить стройматериалы и выносить мусор, какими лифтами могут пользоваться строители и т. п. Эти же условия вы потом включите в договор со строительной компанией.

Выбрать помещение для будущего офиса помогут брокеры (услуги для вас бесплатны, комиссию платит арендодатель) : у них есть большая база объектов и опыт, подсказывающий, с какими БЦ лучше не связываться. А мы сориентируем, какой из предложенных вариантов лучше всего подойдет для реализации вашей задумки.