Как выбрать идеальный офис и что сделать, прежде чем начать там ремонт

Еще до покупки или аренды офиса предприниматели обдумывают, как обустроить пространство так, чтобы создать идеальные рабочие места в офисе. Но не любое помещение может подойти для реализации задумки. И это не всегда зависит только от дизайнеров. Влияют разные причины.

В ряде случаев итоговый дизайн интерьера офиса для бизнеса будет зависеть от конфигурации пространства. Например, может показаться, что в офисе поместится 100 сотрудников, а на деле окажется, что максимум 50. Или строители не смогут реализовать задумку из-за норм СанПиНа — в офисе может банально не хватить объема воздуха для всех сотрудников. 

Избежать сбоев можно, если сначала найти дизайнера, изложить ему свое видение, а потом вместе выбирать подходящее помещение. При участии сотрудницы студии Анастасии Буйлиной, долгое время работавшей в одной из крупнейших брокерских компаний Санкт-Петербурга, мы подготовили статью, которая поможет вам учесть все нюансы и подобрать правильное помещение под офис для бизнеса.

Что учесть, выбирая помещение для офиса

Перед тем как выбрать новый офис, обязательно пройдите эти три шага: 

1. Соберите пожелания сотрудников. 

Не уточнив, каким каждый сотрудник видит свое идеальное рабочее место в офисе, рискуете лишиться части коллектива — недовольные выбором отправятся на поиски новой работы.

Выясните:

• сколько в коллективе водителей, чтобы определиться с количеством парковочных мест;
• в какой район удобнее всего добираться большинству тех, у кого нет машины;

• какой формат офиса предпочтительнее: с отдельными кабинетами или open space;
• какие мебель и технику хотели бы видеть сотрудники на своих идеальных рабочих местах в офисе;
• как планируют питаться — будут носить еду из дома или хотят ходить в кафе/рестораны (от этого зависит, нужна ли офисная кухня); 
• как члены команды предпочитают отдыхать в перерывах.

Скорее всего, выполнить все пожелания не удастся, но учесть предпочтения большинства сотрудников в ваших силах. Можно также предложить бонусы для сотрудников: пообещать панорамный вид из окон, собственную столовую со всем необходимым или спортивный зал в офисе.

2. Рассчитайте необходимую площадь офиса для бизнеса.

Для этого поднимите информацию о том, сколько новых сотрудников вы наняли за последние несколько лет, а если это сложно, то хотя бы за прошедший год. Также обдумайте, планируете ли вы расширяться в ближайшие год-два. Опираясь на эти данные, сможете прикинуть размер идеального нового офиса.

По нормам СанПиН минимальная площадь рабочего места — 4,5 м², всего же по нашему опыту на человека должно приходиться не менее 10 м² с учетом переговорных. 

Посчитайте, cколько места нужно для оформления проходов между рабочими местами, размещения стеллажей, тумб, шкафов, гардероба, и прибавьте к полученной цифре 10%. Запас площади пригодится, когда решите расширяться: если не подумать об этом заранее, есть риск превратить изначально комфортный офис для бизнеса в душное и тесное помещение.

3. Обсудите с дизайнером критерии выбора офиса. 

После того, как вы собрали пожелания сотрудников и определились с площадью идеального офиса, озвучьте эту информацию дизайнерам, обсудите с ними дизайн и планировку. Чтобы ничего не упустить, попросите у специалистов техническое задание и подробно его заполните.  

В нем вам нужно будет описать:

• размер идеального офиса;
• критичность наличия в офисе вспомогательных помещений: комнат для переговоров, серверной, кухни, кладовой, душевой;
• концепцию будущего офиса, количество отделов, сотрудников в каждом отделе.

Дизайнеры совместно с партнерами-брокерами помогут подобрать то помещение для офиса, в котором можно будет без проблем оборудовать идеальные рабочие места.

Почему самостоятельный выбор офиса для бизнеса — не лучшее решение

У брокеров есть база объектов и понимание специфики рынка, а дизайнеры могут оценить объекты с точки зрения того, реально ли будет воплотить там вашу задумку. Клиент смотрит на размер помещения и восхищается необычной конфигурацией пространства, а специалисты заглядывают «внутрь».

Мы, в первую очередь, оцениваем технические характеристики: смотрим, где проходят коммуникации, как установлены окна и двери, получится ли в этом помещении реализовать то, что хочет заказчик. Благодаря этому, удается быстрее найти идеальный офис и не потратить лишнего.

Один наш клиент выбрал помещение и очень хотел сделать там фальшпол, чтобы скрыть коммуникации. Перед заключением договора он решил с нами проконсультироваться. Выяснилось, что в помещении низкий потолок, а дверные проемы и пандусы установлены так, что реализовать его задумку не удастся. Это было бы неудобно, к тому же, противоречило бы законодательным нормам.

Кроме того, дизайнеры могут провести Test fit — покажут вам, насколько конкретное помещение с его текущей конфигурацией подойдет для рассадки команды. Визуально может казаться, что в помещении на 1 000 м²  хватит места для 100 сотрудников, а после теста выяснится, что там поместится всего 50 человек.

Пример тестфит-планировки, выполненной специалистами нашей студии. 

Также с помощью Test fit можно предположить, какие зоны удастся разместить в конкретном блоке, а от каких придется отказаться. Вы сможете еще до начала работ понять, стоит ли тратить силы и деньги на это помещение или лучше подобрать другой офис для бизнеса.

Кроме этого, на этапе выбора помещения специалисты смогут прикинуть, во сколько может обойтись ремонт. А также подскажут, какие зоны могут сильно удорожить работу и стоит ли оно того.

На что обратить внимание собственнику

Даже если вы доверили дизайнеру оценку технического состояния, внешнего вида и размеров офиса, необходимо позаботиться еще о нескольких важных моментах:

• Расположение офиса. Если офис находится в центре или отзывы в интернете «кричат» о том, что расположение идеальное, то это еще не значит, что сотрудникам и клиентам будет удобно туда добираться. По нашему опыту, идеальный офис — это не больше 15 минут до работы, либо район с развитой транспортной инфраструктурой, где даже в час пик не бывает пробок.
• Оплата коммунальных услуг. Узнайте, как оплачиваются электричество, интернет, вода и вывоз мусора. Обязательно уточните, есть ли счетчики: если нет, арендодатель может выставить произвольные счета, которые будет сложно оспорить. Также вы можете попробовать включить коммунальные услуги в договор: например, назвав их переменной частью арендной платы. В таком случае вам удастся вернуть НДС.
• Организация уборки. Иногда уборка лежит на администрации бизнес-центра, иногда ее нужно оплачивать отдельно, либо самостоятельно подбирать клининговую компанию.
• Наличие парковки. Спросите у арендодателя, сколько парковочных мест полагается к вашему офису, а также какие они — фиксированные или свободные. Если многие сотрудники ездят в офис на машинах, выбирайте фиксированные места, иначе не избежать конфликтов с другими арендаторами.
• Допуск на территорию в рабочее время, а также во время ремонта. Если в бизнес-центре есть стойка ресепшн, вас, сотрудников и клиентов будут просто регистрировать на входе. Если стоит турникет, вы сможете проходить в офис по специальной карточке.

С ремонтом сложнее — чтобы попасть в офис, иногда нужно заранее договариваться с владельцем: получать пропуска, ключи и т.п. 

Узнайте, есть ли в здании грузовой лифт и разрешен ли въезд грузовых машин на территорию. Заранее продумайте все нюансы, чтобы избавить себя от переплат и не затягивать ремонт.

• Условия проведения ремонтных работ и вывоза строительного мусора. Обсудите с администрацией бизнес-центра, в какое время бригада может работать на объекте. Иногда делать ремонт можно только утром, ночью или когда в офисе нет сотрудников, из-за чего процесс затягивается, а вам приходится оплачивать сверхурочные.
• Арендные каникулы. С некоторыми арендодателями удается договориться об отсрочке начала платежей на время, пока идет ремонт. 

Ни в коем случае не начинайте ремонт до согласования с собственником всех деталей и подписания договора аренды. Иначе есть риск заплатить деньги, нанять специалистов, а потом получить отказ от бизнес-центра. 

В нашей практике был такой случай. Клиент заключил договор аренды, подписал его со своей стороны и отдал на подпись арендодателю. Не дождавшись ответа, он попросил начать работу: мы разработали и составили ТЗ, утвердили концепцию. В результате клиент сказал, что бизнес-центр отказал ему в пользу более крупного арендатора — пришлось в экстренном порядке искать новое помещение и встраивать туда нашу концепцию.

Избежать таких ситуаций можно, если еще «на берегу» обратиться к брокеру и попросить подыскать подходящее помещение. Специалисты знают о таких подводных камнях, поэтому могут уберечь от недобросовестных арендодателей, а при необходимости защитить ваши права. 

Заключение

Прежде чем приступить к поиску помещения, важно определиться с тем, чего хотите вы и как представляют себе идеальные рабочие места в офисе ваши сотрудники. Только после этого можно изучать рынок и оценивать предложения.

Оптимальный вариант — довериться брокерам (их услуги для вас бесплатны, комиссию платит арендодатель), которые подберут несколько вариантов, а окончательное решение принимать совместно с дизайнерами общественных пространств. Так вы сократите время поисков и будете уверены в том, что:

• получится реализовать задуманное;
• хватит денег на ремонт и обустройство;
• сотрудникам будет достаточно места, и они смогут работать в комфортной обстановке.

Прежде чем заключить договор аренды, пообщайтесь с арендодателем и выясните, как будут организованы:

• оплата коммунальных услуг;
• уборка;
• допуск на территорию сотрудников, клиентов, а также рабочих во время ремонта;
• вывоз строительного мусора. 

Возможно, вам даже удастся договориться об арендных каникулах: не платить за офис для бизнеса, пока там будет идти ремонт.

Не начинайте ремонт до подписания договора — есть риск остаться без помещения и потратиться впустую!