Как выбрать хороший офис и что сделать, прежде чем начать там ремонт
прочтения:
читать?
Еще до покупки или аренды офиса предприниматели обдумывают, как обустроить пространство так, чтобы создать идеальные рабочие места в офисе. Но не любое помещение может подойти для реализации задумки. И это не всегда зависит только от дизайнеров. Влияют разные причины.
В ряде случаев итоговый дизайн интерьера будет зависеть от конфигурации пространства. Например, может показаться, что в офисе поместится 100 сотрудников, а на деле окажется, что максимум 50. Или строители не смогут реализовать задумку из-за норм СанПиНа — в офисе может банально не хватить объема воздуха для всех сотрудников.
Избежать сбоев можно, если сначала найти дизайнера, изложить ему свое видение, а потом вместе выбирать подходящее помещение. При участии сотрудницы студии Анастасии Буйлиной, долгое время работавшей в одной из крупнейших брокерских компаний Санкт-Петербурга, мы подготовили статью, которая поможет вам учесть все нюансы и подобрать правильное помещение под офис.
Что учесть, выбирая помещение для офиса
Перед тем как выбрать новый офис, обязательно пройдите эти три шага:
1. Соберите пожелания сотрудников.
Если этим пренебречь, есть риск лишиться части коллектива — недовольные вашим выбором отправятся на поиски новой работы.
Выясните:
- сколько в коллективе водителей, чтобы определиться с количеством парковочных мест;
- в какой район удобнее всего добираться большинству тех, у кого нет машины;
- какой формат офиса предпочтительнее: с отдельными кабинетами или open space;
- какие мебель и технику хотели бы видеть сотрудники на своих рабочих местах;
- как планируют питаться — будут носить еду из дома или хотят ходить в кафе/рестораны (от этого зависит, нужна ли офисная кухня);
- как члены команды предпочитают отдыхать в перерывах.
Скорее всего, выполнить все пожелания не удастся, но учесть предпочтения большинства сотрудников в ваших силах. Можно также предложить бонусы для сотрудников: пообещать панорамный вид из окон, собственную столовую со всем необходимым или спортивный зал в офисе.
2. Просчитайте необходимую площадь.
Для этого поднимите информацию о том, сколько новых сотрудников вы наняли за последние несколько лет, а если это сложно, то хотя бы за прошедший год. Также обдумайте, планируете ли вы расширяться в ближайшие год-два. Опираясь на эти данные, сможете прикинуть размер нового офиса.
По нормам СанПиН минимальная площадь рабочего места — 4,5 м², всего же по нашему опыту на человека должно приходиться не менее 10 м² с учетом переговорных.
Посчитайте, cколько места нужно для оформления проходов между рабочими местами, размещения стеллажей, тумб, шкафов, гардероба, и прибавьте к полученной цифре 10%. Запас площади пригодится, когда в офис придут новые сотрудники: если не подумать об этом заранее, есть риск превратить изначально комфортный офис в душное и тесное помещение.
3. Обсудите с дизайнером критерии выбора офиса.
После того, как вы собрали пожелания сотрудников и определились с площадью, озвучьте эту информацию дизайнерам, обсудите с ними дизайн и планировку будущего офиса. Чтобы ничего не упустить, попросите у специалистов техническое задание и подробно его заполните.
В нем вам нужно будет описать:
- размер идеального офиса;
- критичность наличия в офисе вспомогательных помещений: комнат для переговоров, серверной, кухни, кладовой, душевой;
- концепцию будущего офиса, количество отделов, сотрудников в каждом отделе.
Дизайнеры совместно с партнерами-брокерами помогут подобрать то помещение, в котором можно будет без проблем реализовать задуманное.
Почему самостоятельный выбор офисного помещения — не лучшее решение
У брокеров есть база объектов и понимание специфики рынка, а дизайнеры могут оценить объекты с точки зрения того, реально ли будет воплотить там вашу задумку. Клиент смотрит на размер помещения и восхищается необычной конфигурацией пространства, а специалисты заглядывают «внутрь».
Мы, в первую очередь, оцениваем технические характеристики: смотрим, где проходят коммуникации, как установлены окна и двери, получится ли в этом помещении реализовать то, что хочет заказчик. Благодаря этому удается быстрее найти подходящий офис и не потратить лишнего.
Один наш клиент выбрал помещение и очень хотел сделать там фальшпол, чтобы скрыть коммуникации. Перед заключением договора он решил с нами проконсультироваться. Выяснилось, что в помещении низкий потолок, а дверные проемы и пандусы установлены так, что реализовать его задумку не удастся. Это было бы неудобно, к тому же, противоречило бы законодательным нормам.
Кроме того, дизайнеры могут провести Test fit — покажут вам, насколько конкретное помещение с его текущей конфигурацией подойдет для рассадки команды. Визуально может казаться, что в помещении на 1 000 м² хватит места для 100 сотрудников, а после теста выяснится, что там поместится всего 50 человек.
Пример тестфит-планировки, выполненной специалистами нашей студии.
Также с помощью Test fit можно предположить, какие зоны удастся разместить в конкретном блоке, а от каких придется отказаться. И в результате вы сможете еще до начала работ понять, стоит ли тратить силы и деньги на это помещение.
Кроме этого, на этапе выбора помещения специалисты смогут прикинуть, во сколько может обойтись ремонт. А также подскажут, какие зоны могут сильно удорожить работу и стоит ли оно того.
Если вы планируете переезд в новый офис и хотите грамотно подобрать помещение, чтобы дизайн, который вы задумали, можно было реализовать на 100%, свяжитесь с нами. Мы подскажем, какой дизайн интерьера идеально подойдет вашей компании.
Обсудить проектНа что обратить внимание собственнику
Даже если вы доверили дизайнеру оценку технического состояния, внешнего вида и размеров офиса, необходимо позаботиться еще о нескольких важных моментах:
- Расположение офиса. Если офис находится в центре или отзывы в интернете «кричат» о том, что расположение идеальное, то это еще не значит, что сотрудникам и клиентам будет удобно туда добираться. По нашему опыту, удобный офис — это не больше 15 минут до работы, либо район с развитой транспортной инфраструктурой, где даже в час пик не бывает пробок.
- Оплата коммунальных услуг. Узнайте, как оплачиваются электричество, интернет, вода и вывоз мусора. Обязательно уточните, есть ли счетчики: если нет, арендодатель может выставить произвольные счета, которые будет сложно оспорить. Также вы можете попробовать включить коммунальные услуги в договор: например, назвав их переменной частью арендной платы. В таком случае вам удастся вернуть НДС.
- Организация уборки. Иногда уборка лежит на администрации бизнес-центра, иногда ее нужно оплачивать отдельно, либо самостоятельно подбирать клининговую компанию.
- Наличие парковки. Спросите у арендодателя, сколько парковочных мест полагается к вашему офису, а также какие они — фиксированные или свободные. Если многие сотрудники ездят в офис на машинах, выбирайте фиксированные места, иначе не избежать конфликтов с другими арендаторами.
- Допуск на территорию в рабочее время, а также во время ремонта. Если в бизнес-центре есть стойка ресепшн, вас, сотрудников и клиентов будут просто регистрировать на входе. Если стоит турникет, вы сможете проходить в офис по специальной карточке.
С ремонтом сложнее — чтобы попасть в офис, иногда нужно заранее договариваться с владельцем: получать пропуска, ключи и т.п.
Узнайте, есть ли в здании грузовой лифт и разрешен ли въезд грузовых машин на территорию. Заранее продумайте все нюансы, чтобы избавить себя от переплат и не затягивать ремонт.
- Условия проведения ремонтных работ и вывоза строительного мусора. Обсудите с администрацией бизнес-центра, в какое время бригада может работать на объекте. Иногда делать ремонт можно только утром, ночью или когда в офисе нет сотрудников, из-за чего процесс затягивается, а вам приходится оплачивать сверхурочные.
- Арендные каникулы. С некоторыми арендодателями удается договориться об отсрочке начала платежей на время, пока идет ремонт.
Ни в коем случае не начинайте ремонт до согласования с собственником всех деталей и подписания договора аренды. Иначе есть риск заплатить деньги, нанять специалистов, а потом получить отказ от бизнес-центра.
В нашей практике был такой случай. Клиент заключил договор аренды, подписал его со своей стороны и отдал на подпись арендодателю. Не дождавшись ответа, он попросил начать работу: мы разработали и составили ТЗ, утвердили концепцию. В результате клиент сказал, что бизнес-центр отказал ему в пользу более крупного арендатора — пришлось в экстренном порядке искать новое помещение и встраивать туда нашу концепцию.
Избежать таких ситуаций можно, если еще «на берегу» обратиться к брокеру и попросить подыскать подходящее помещение. Специалисты знают о таких подводных камнях, поэтому могут уберечь от недобросовестных арендодателей, а при необходимости защитить ваши права.
Заключение
Прежде чем приступить к поиску помещения, важно определиться с тем, какой офис вы хотите и каким видят его ваши сотрудники. Только после этого можно изучать рынок и оценивать предложения.
Оптимальный вариант — довериться брокерам (их услуги для вас бесплатны, комиссию платит арендодатель), которые подберут несколько вариантов, а окончательное решение принимать совместно с дизайнерами общественных пространств. Так вы сократите время поисков и будете уверены в том, что:
- получится реализовать задуманное;
- хватит денег на ремонт и обустройство;
- сотрудникам будет достаточно места, и они смогут работать в комфортной обстановке.
Прежде чем заключить договор аренды, пообщайтесь с арендодателем и выясните, как будут организованы:
- оплата коммунальных услуг;
- уборка;
- допуск на территорию сотрудников, клиентов, а также рабочих во время ремонта;
- вывоз строительного мусора.
Возможно, вам даже удастся договориться об арендных каникулах: не платить за офис, пока там будет идти ремонт.
Не начинайте ремонт до подписания договора — есть риск остаться без помещения и потратиться впустую!