Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство

Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было. 

Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.

С нашей шпаргалкой вы не упустите ничего важного.

Шаг 1: выбрать подходящее помещение

Прежде, чем составлять план переезда в новый офис, нужно проанализировать текущее помещение и понять:

• что в нем нравится, а что — нет;
• каких зон не хватает;
• что хочется изменить в интерьере.

Переезд компании в новый офис. Несколько советов:

1. Продумайте планировку офисного пространства до мелочей прежде, чем начнете присматривать помещение, чтобы не теряться и не затягивать процесс. Можно рассчитать необходимую площадь самостоятельно, используя калькулятор, но лучше воспользоваться услугами брокеров, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора (это бесплатно).
2. Чтобы минимизировать затраты на переезд в новый офис, тщательно изучите конфигурацию и планировку офисного пространства, которое вам предлагают: если там много перегородок, несущих стен и колонн, потратите больше на дизайн и ремонт.

3. Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:

   -Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.

   -Если переезд в другой офис будет сопряжен с тем, что сотрудникам придется дольше добираться на работу, предупредите их об этом. И озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного пространства, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.

   -Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.

   -Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет). 

4. Если планируете заказать дизайн и ремонт офиса под ключ, пригласите представителей студии с техническим специалистом уже на этапе выбора помещения. Они помогут выбрать помещение подходящей планировки, оценят проект, а также сделают Test Fit — пробную рассадку сотрудников, которая поможет понять, удастся ли разместить все отделы, как впишется в новый офис мебель и техника. Если пропустить этот пункт, то некоторые вещи могут оказаться лишними или вовсе будут мешать сотрудникам во время работы. А это — дополнительные временные и финансовые затраты на переезд офиса.

Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлять план переезда в новый офис и смету.

Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании

Первым делом рекомендуем назначить ответственного за переезд офиса компании, который будет следить за процессом: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.

Составляем план переезда в новый офис

Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель. 

Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.

На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила ввоза/вывоза грузов и проведения шумных работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам). Это замедляет процесс и отдаляет переезд офиса компании.

Важно зафиксировать в плане переезда в новый офис необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.

Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса. Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок. Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.

Составляем смету переезда офиса

Это нужно, чтобы в процессе переезда в другой офис придерживаться бюджета и не тратить деньги зря.

Самая большая статья расходов при переезде офиса — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения. 

На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер. 

Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.

Шаг 3: подготовить новый офис к переезду

1. Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить места между ними, понять, чего не хватает, а также быстро расположить вещи в новом офисе после переезда. Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры, иначе может получиться, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два. 
2. Проверить мебель и технику: всё ли целое и исправно работает. То, что планируете увозить с собой, стоит подписать, чтобы после переезда офиса компании сотрудники могли быстро найти свои вещи.
3. Уточнить у арендодателя условия подключения коммуникаций: количество телефонных линий, скорость интернета. Всё это нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда компании в новый офис.
4. Уточнить параметры обоих помещений, влияющие на процесс переезда офиса: пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д.
5. За несколько недель до дня переезда предупредить администрацию бизнес-центра, проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем. Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд офиса, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.
6. Сообщить клиентам о том, что вы меняете локацию. Можно сделать е-мейл рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти. 
7. Заказать пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества.

Шаг 4: переехать и обустроить новый офис

Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи. 

Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд. 

Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.

За несколько дней до переезда нужно составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет организовать переезд офиса без накладок и быстрее «обжиться» на новом месте.

Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.

Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна. 

Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить всех в коворкинг на время переезда в другой офис. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.

План переезда в новый офис: основные этапы

Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.

Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать переезд офиса:

• назначить ответственного;
• заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
• закрыть долги перед прежним арендодателем;
• составить смету и оценить сроки переезда в другой офис;
• подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
• найти мувинговую компанию, которая поможет осуществить переезд офиса;
• дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду. 

Такие простые действия помогут осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних трат.