Памятка заказчику: как правильно сделать дизайн офиса, чтобы готовый интерьер на 100% совпал с проектом

Боитесь вместо офиса своей мечты получить нечто, сошедшее с мемов про «ожидание-реальность»?

Опасения оправданы — не каждая реализация дизайн-проекта совпадает с задумкой. Так происходит, когда:

• Дизайнер не думал о том, возможна ли реализация дизайн-проекта интерьера технически, — просто «сделал красиво».
• Клиент решил, что сам со всем разберется, и отдал пакет документов по готовому дизайн-проекту на реализацию знакомым строителям, которые ему хороший ремонт в доме сделали.
• Вместо материалов, которые были в проекте, купил то, что смог найти в строительном супермаркете.
• Строители в процессе реализации дизайн-проекта интерьера меняли проект на свое усмотрение: делали не как надо, а как привыкли.

Чтобы такого не произошло, важно соблюсти последовательность этапов работы над дизайном интерьера. Рассказали, как должен выглядеть процесс, на примере работы с заказчиком в DESIGNIC, но вы можете использовать этот чек-лист, сотрудничая с любой студией дизайна интерьера общественных пространств. 

Этап 0. Выбрать дизайн-студию

Если вы хотите заказать дизайн интерьера офиса, кафе или магазина, рекомендуем отдать предпочтение тем, кто специализируется на общественных пространствах, т.к. процесс отличается от работы с жилыми помещениями: разные планировки, материалы, мебель. 

Где искать дизайнеров?

• Спросить у владельцев помещений, которые вам нравятся, кто сделал для них дизайн-проект и воплотил его в жизнь.
• Погуглить по конкретным запросам «дизайн офиса/переговорной комнаты». Чем конкретнее запрос, тем более релевантным будет результат.
• В соцсетях или на профильных порталах: behance, office next, archiprofi.
• На мероприятиях, куда приходят не только дизайнеры, но и поставщики мебели, строители, брокеры и другие.

Выбирая дизайн-студию, стоит:

Изучить портфолио. Просматривая кейсы, важно обратить внимание на стиль, в котором работают дизайнеры. Достаточно визуально оценить, насколько вам нравятся решения конкретной дизайн-студии. По нашему опыту, часто клиенты смотрят на проекты для таких же компаний, как и они. Например, IT компаниям интересно, как дизайнеры оформляют пространства для IT. Поэтому можно ориентироваться и на этот критерий. Из плюсов — специалисты, которые уже работали с этой сферой, знают, как в такой компании устроен рабочий процесс, что просят чаще всего. Поэтому смогут посоветовать подходящие решения для оформления.

Узнать, какое образование у дизайнеров. Отлично, если дизайнер учился в архитектурно-строительном ВУЗе. Тогда он с большей вероятностью справится с проектированием общественных пространств.

Просмотреть документы и чертежи по другим проектам. Можно попросить дизайнеров принести эти документы на встречу. Обращать внимание нужно на то, что указано в альбоме, есть ли планы каждого раздела. Кроме этого, полистайте раздел с мебелью и оборудованием, если там указаны поставщики, производители каждого наименования, значит, это не картинки из интернета, а реальные товары. Разбираться с чертежами и схемами в альбоме не придется, с этим поможет менеджер дизайн-студии.

Созвониться с предыдущими заказчиками, съездить на готовые объекты. У заказчика можно спросить, как проходила работа с этой дизайн-студией, всё ли вышло так, как хотели. Если уточнить детали у заказчика нельзя, можно выехать с дизайнерами и их менеджером на объект и взять альбом с концепцией и чертежами, сравнить реализацию дизайн проекта с задумкой, узнать, сколько времени заняли работы.

Мы в DESIGNIC всегда приносим на встречу с потенциальным заказчиком альбом концепций и альбом рабочей документации по другому проекту. Примеры нужны, чтобы показать, в чём заключается работа дизайнера и что в итоге получит клиент. Важно сразу продемонстрировать, в каком стиле мы работаем и в каком виде сдаем проекты. 

На награды ориентироваться не стоит: ими может быть увешан весь офис, но оценивать профессионализм только по титулам бессмысленно. Лучше посмотреть работы дизайнеров. 

Этап 1. Составить техническое задание

На этом этапе вы рассказываете специалисту, дизайн какого пространства нужно разработать, а он думает, как его зонировать и оформить. 

В DESIGNIC это выглядит так: 

• Изучаем планы, по которым видно состояние помещения, расположение электрической разводки, вентиляции, системы кондиционирования. Документы обычно хранятся у собственника помещения или администрации бизнес-центра;
• Выезжаем на объект: фотографируем помещение и производим замеры;
• Заполняем с клиентом опросный лист (ТЗ), в котором прописываем всё: от количества сотрудников до материалов, которые можно использовать. 

Рекомендуем пригласить дизайнера уже на этапе выбора помещения: он сравнит объекты и подскажет, какой из них больше подходит для реализации дизайн-проекта.

На встречу с дизайнером возьмите брендбук и дизайн-гайд. Всё это поможет специалистам понять, какая планировка подойдет, какие цвета или приемы в дизайне использовать, а какие — нет и так далее, чтобы создать правильный дизайн-проект. Кроме того, дизайнеру следует рассказать, как строится работа в офисе: каким специалистам нужно общаться между собой во время работы, а кого лучше разместить отдельно. Зная это, дизайнеры смогут разработать более комфортное пространство.

Важно сразу обсудить перечень работ, который берёт на себя дизайнер или студия, чтобы избежать ложных ожиданий. Мы, например, не занимаемся графическим оформлением и чертежами внутренних коммуникаций (электропроводка, отопление и т.д.), но можем привлечь инженеров и графических дизайнеров, которые это делают, и работать с ними в связке. 

На составление техзадания в DESIGNIC уходит 1-3 дня. За это время мы встречаемся с клиентом, опрашиваем его, вносим корректировки и дополнения и подготавливаем документ.

Этап 2. Обсудить концепцию

Концепция — отправная точка для всего проекта.

На этом этапе дизайнеры:

• продумывают зонирование пространства,
• разрабатывают планы расстановки мебели,
• подбирают цветовое решение.

Специалисты делают всё, чтобы помещение было не только красивым, но и эргономичным.

Без этого этапа невозможно будет сделать ремонт в офисе — непонятно, на что опираться при оформлении пространства.

Если вы откажетесь от создания концепции, вам придется напрямую обращаться к поставщикам, самостоятельно выбирать материалы и мебель. В итоге поставщики могут вас «загрузить» разными вариантами, которые только собьют с толку. В результате вы потеряете время и деньги, а реализация дизайн-проекта интерьера может не совпасть с ожиданиями.

Бытует мнение, что можно просто показать картинку строителям и они всё сделают. Это не так: у каждого помещения свои параметры, и их нужно учитывать при создании правильного дизайн-проекта. Для этого под каждое помещение мы создаем технические чертежи — планы и развертки с расположенными привязками электроприборов и возводимых конструкций. Например, план с привязкой отступов от пола и стен розеток и выключателей.

Чтобы создать концепцию, желательно показать дизайнерам изображения тех интерьеров, которые вам нравятся. Чтобы интерьер получился таким же, как на картинке, нужно постоянно уточнять у дизайнера детали, пояснять, что в вашем понимании значит «красиво и стильно», делиться своими идеями. Это поможет избежать ситуации, когда реализация дизайн-проекта не нравится.

Такие эскизы получают клиенты DESIGNIC на этапе создания концепции интерьера

Этап 3. Запросить визуализацию

После того, как вы утвердили с дизайнером концепцию, ее передают визуализатору. Он создает 3D модель всего помещения и каждой функциональной зоны. На этом этапе вы увидите, как будет выглядеть помещение после реализации дизайн-проекта

Этот этап помогает избежать постоянных корректировок: вы видите реалистичные фото своего будущего офиса и можете понять, насколько он вам нравится и что бы хотелось изменить. 

Подкорректировать проект можно на любом этапе до согласования и подписания альбома. Увидев визуализацию, вы поймете, можно переходить к реализации дизайн-проекта интерьера или нужно его доработать.

В таком виде клиенты DESIGNIC получают визуализацию объекта

Этап 4. Обсудить рабочую документацию

Дизайнеры на основании альбома с концепцией разрабатывают рабочую документацию, необходимую для реализации дизайн-проекта. На этом этапе создают основной комплект технических чертежей в двух форматах — печатном и электронном. По чертежам понятно, какая будет планировка, где находится электрика и освещение, какие должны быть перегородки, где будет стоять мебель.

На этом шаге дизайнеры должны поэтапно согласовывать с вами промежуточные результаты работы. Мы контролируем процесс и можем посоветовать альтернативные варианты отделки или мебели, чтобы вы могли сэкономить или точно уложились в бюджет.

Когда чертежи будут готовы, дизайнеры организуют встречу с вами и подрядчиками. Это нужно, чтобы все участники ремонта понимали, как будет организована реализация дизайн-проекта интерьера, и прояснили непонятные моменты.

Этап 5. Согласовать рабочую документацию

На встречу кроме дизайнеров и заказчика приглашаются генеральный подрядчик объекта и субподрядчики (дизайнеры, строители, инженеры, поставщики материалов и другие участники проекта).

Генподрядчик — компания, ответственная за реализацию дизайн-проекта. Она следит за сроками, работой субподрядчиков, согласовывает проект с собственником помещения. На такой встрече каждый изучает проект, подписывает его, только потом можно двигаться дальше. 

От этого этапа лучше не отказываться, так как если во время работы у строителей возникнут недопонимания, ремонт может получиться некачественный. Бывает так, что строители говорят: «Мы не знаем, как это сделать, давайте по-другому». Важно настоять на своем: есть правильный дизайн-проект, нужно придерживаться его. Мы выдаем решения, которые точно можно реализовать, прилагаем комментарии по каждому шагу, чтобы все понимали, что делать.

Передавать проект другому исполнителю рискованно. Если рабочую документацию делает дизайнер, он ответственен за реализацию дизайн-проекта интерьера, следит за тем, чтобы строители не отступали от задумки. Если документы оформляет кто-то другой, он может вносить свои корректировки, и в итоге получится совсем другой проект.

После того, как документация согласована, вы получаете ее в двух экземплярах: один нужно оставить себе, второй — отдать подрядчикам.

Этап 6. Укомплектовать проект

Когда все документы на руках, можно приступать к реализации дизайн-проекта, начав с поиска и покупки мебели, фурнитуры, осветительных приборов, материалов и т.д. Вы можете контролировать это самостоятельно, поручить кому-то из своих сотрудников или менеджеру дизайн-студии. 

Оптимальный вариант — доверить реализацию дизайн-проекта профессионалам. В процессе постоянно будут возникать вопросы, требующие участия и понимания того, что вообще происходит. Это сложно сочетать с основной работой, тем более — с управлением компанией. К тому же, не все умеют читать документацию, из-за чего возникают курьезные ситуации с финансовыми последствиями.

Ситуация из практики: в правильном дизайн-проекте была акустическая кабинка для телефонных переговоров, которая стоила достаточно дорого. В процессе реализации ее в целях экономии заменили на мини-кабинет, отгороженный шторой. Использовать его по назначению неудобно — всем, кто находился за пределами «кабины», слышно, о чём говорят внутри.

Заказчик, который заказал концепцию у дизайнеров, рабочую документацию — у проектировщика, а заказ мебели поручил сотрудникам, в итоге может получить лоскутное одеяло: тут пришили, там не дошили. Чтобы не разочароваться в дизайне, этого нельзя допускать.

Мы в DESIGNIC предлагаем услугу комплектации проекта. За закупку мебели и общение с поставщиками отвечают менеджеры проектов. Это специалисты, которые «подключаются» на этапе рабочей документации. Они заранее могут прикинуть сроки и подумать, к кому из поставщиков обратиться. Всегда есть возможность объявить тендер и найти подходящие варианты, чтобы уложиться в бюджет и при этом не отступить от проекта.

Если в процессе реализации дизайн-проекта интерьера понадобится внести изменения, важно, чтобы это делали авторы, а не члены строительной бригады. Дизайнер видит картину целиком: сочетание цветов, материалов, планировку. Финальный проект после корректировки получится не хуже изначального — всё будет сочетаться между собой и точно не пострадает эргономика.

Так выглядит подборка материалов из концепции DESIGNIC, в которой дизайнеры указывают, какие материалы и мебель подойдут для реализации дизайн-проекта интерьера

Этап 7. Воплотить проект в жизнь

Не испортить всё в последний момент поможет авторский надзор — не обязательная, но важная услуга. Пока идет реализация дизайн-проекта, дизайнеры или менеджеры посещают объект, следят за тем, чтобы все исполнялось, как задумано. Если нужно, они могут внести корректировки оперативно и не в ущерб проекту, сохранив правильный дизайн-проект.

Кроме того, дизайнеры ведут для бухгалтерии электронный и бумажный журналы. Из них можно понять, когда и какие работы делали и что пошло не так. В любой момент вы сможете сами проконтролировать, почему сроки затянулись или на что потратили деньги.

Так выглядит журнал авторского надзора, куда менеджер записывает информацию о ходе реализации дизайн-проекта

Было-стало

Чтобы вы могли понять более точно, как дизайнеры работают над проектом с нуля, мы подготовили несколько примеров реализованных объектов. По ним видно, какая была идея, как мы ее визуализировали и что получили в итоге.

Так выглядел эскиз переговорной комнаты от DESIGNIC

Таким образом визуализировали проект

То, что получилось в итоге

Такую концепцию зоны ресепшн создали DESIGNIC

Такая была визуализация проекта

А вот что получилось в результате реализации дизайн-проекта интерьера

Чек-лист дизайна интерьера офиса: коротко о главном

Если работать самостоятельно: передавать поиск и закупку мебели сотрудникам, а разработку чертежей — привлеченным со стороны специалистам, которые не работали над проектом, можно получить «сборную солянку». Сотрудник купит что-то на свой вкус или решит сэкономить, проектировщик дорисует то, чего в концепции интерьера нет или вовсе заменит важные детали. Изменение даже таких мелочей делает точную реализацию дизайн-проекта интерьера невозможной.

Чтобы расхождений между дизайн-проектом и финальным интерьером не было, реализацию правильного дизайн-проекта должны контролировать специалисты дизайн-студии.

Дизайнеры разработают правильный дизайн-проект вашего офиса и сделают так, чтобы пространство было не только красивым, но и удобным. Они проконтролируют работу строителей, пообщаются с поставщиками и в процессе ремонта смогут оперативно внести корректировки, которые точно не испортят проект.

Доверив весь процесс одной студии, вы экономите не только время, но и деньги: получаете материалы и мебель по адекватной цене и не тратитесь на переделки. А еще это — залог того, что реализация дизайн-проекта интерьера совпадет с тем, что вы утвердили.