Памятка заказчику: как правильно сделать дизайн офиса, чтобы готовый интерьер на 100% совпал с проектом

Переживаете, что при реализации дизайн-проекта вместо офиса мечты получится не то, что задумывали? Опасения могут быть оправданы. Так происходит, когда:

• Дизайнер сделал красивый проект, но не учел все нюансы проектирования — ограничения и особенности помещения.
• Клиент передал готовый дизайн-проект на реализацию сторонним строителям, которые не взаимодействуют с дизайнерами.
• Вместо материалов, которые были в проекте, приобрели то, что удалось найти в строительном магазине.
• Строители меняли проект на свое усмотрение.

Чтобы такого не произошло, важно соблюсти последовательность этапов работы над дизайном интерьера. Рассказали, как должен выглядеть процесс, на примере работы с заказчиком у нас, в студии Designic, но вы можете использовать эту памятку в работе с любым дизайнером интерьеров общественных пространств.

Этап 0. Выбрать дизайн-студию

Если вы хотите заказать дизайн интерьера офиса, коворкинга или других образовательных и деловых пространств, рекомендуем отдать предпочтение дизайнерам, которые специализируются на общественных пространствах, так как процесс отличается от работы с жилыми помещениями. Ведь есть много аспектов, за которыми надо следить, — количество сотрудников, функционал, износостойкость материалов.

Где искать дизайнеров?

• Спросить у владельцев помещений, которые вам нравятся, кто сделал для них дизайн-проект и воплотил его в жизнь. 
• Погуглить по конкретным запросам «дизайн офиса/коворкинга». Чем конкретнее запрос, тем более релевантным будет результат.
• В соцсетях, на профильных порталах и премиях: Behance, Architizer, Archiprofi, Office Next, Interior+Design, A+Awards, INT.
• На мероприятиях, куда приходят не только дизайнеры, но и поставщики мебели, строители, брокеры и другие.

Выбирая дизайн-студию, стоит обратить внимание на несколько моментов:

Изучить портфолио. Просматривая кейсы, важно обратить внимание на стиль, в котором работают дизайнеры. Визуально оценить, насколько вам нравятся решения конкретной студии. По нашему опыту, часто клиенты смотрят на проекты для таких же компаний, как и они. Например, IT-компаниям интересно, как оформлены пространства для IT. Поэтому можно ориентироваться и на этот критерий. Из плюсов — специалисты, которые уже работали с этой сферой, знают, как в такой компании устроен рабочий процесс, поэтому смогут посоветовать подходящие функциональные решения.

Просмотреть документы и чертежи по другим проектам. Можно попросить дизайнеров принести всё это на встречу. Обращайте внимание на то, как оформлены архитектурный анализ, концепция, рабочая документация. Подробная документация упрощает этап строительства. Помимо визуализаций, в документах должны быть подробные спецификации с указанием размеров, планы расстановки мебели, освещения. Также важно посмотреть на формат чертежей и узнать, в какой программе работают дизайнеры. Например, Designic работает с Revit — программа лучше всего подходит для крупных помещений с большим количеством коммуникаций.

Созвониться с предыдущими заказчиками, съездить на готовые объекты. У заказчика стоит спросить, как проходила работа с этой дизайн-студией, насколько успешно удалось реализовать проект. Если уточнить детали у заказчика нельзя, можно выехать с дизайнерами и их менеджером на объект и взять альбом с концепцией и чертежами, чтобы сравнить идею и результат. Там специалисты должны рассказать, какая была задумка, как ее реализовали и за какое время.

Демонстрация альбомов концепции и рабочей документации — стандартная практика в Designic: примеры другого проекта нужны, чтобы наглядно показать, в чём заключается работа дизайнера и каким будет результат.

Ориентируясь на награды, стоит учитывать качество премий. 

Этап 1. Составить техническое задание

В Designic этот этап выглядит так: 

• Изучаем планы, по которым видны несущие конструкции, расположение электрической разводки, вентиляции, системы кондиционирования. Документы обычно хранятся у собственника помещения или администрации бизнес-центра.
• Выезжаем на объект: фотографируем помещение, производим замеры и осматриваем его состояние.
• Заполняем с клиентом опросный лист (ТЗ), в котором прописываем всё: от количества сотрудников и ограничений по материалам до референсов и цветовых предпочтений.

Рекомендуем пригласить дизайнера уже на этапе выбора помещения: он сравнит объекты и подскажет, какой из них больше подходит для реализации задуманного.

На встречу возьмите брендбук, расскажите о ценностях и культуре компании, как строится работа в офисе. Всё это поможет специалистам понять, какая планировка подойдет и какие цвета или приемы использовать.

Важно сразу обсудить перечень работ, который берет на себя дизайнер или студия, чтобы избежать ложных ожиданий. Мы, например, работаем с планировкой, концепцией (визуальным оформлением), помогаем в подборе мебели, материалов, арт-объектов, а в рамках комплектации находим поставщиков, но не делаем чертежи внутренних коммуникаций (электропроводка, отопление и т. д.).

На составление техзадания в Designic уходит 1-3 дня. За это время мы встречаемся с клиентом, опрашиваем его, вносим корректировки и дополнения и подготавливаем документ.

Этап 2. Провести архитектурный анализ

В этот этап входит работа над планировками каждой зоны, общих аксонометрий, аксонометрий отдельных зон — они необходимы для правильной реализации дизайн-проекта. С помощью анализа можно визуализировать идеи дизайнеров и посмотреть, как будет разделено пространство, какое планируется освещение и как будет расположена мебель.

Пример планировочного решения, которое мы разработали для компании ЕДИНЫЙ ЦУПИС

При разработке мы обычно предлагаем посмотреть разные сценарии использования пространства и выбрать наиболее подходящие. А также ориентируемся на СНиП, ГОСТ, СанПин и правила пожарной безопасности. Благодаря чему заказчик получает безопасное пространство, где всё учтено.

Этап 3. Обсудить концепцию и запросить визуализацию

Концепция — отправная точка для всего проекта. На этом этапе дизайнеры подбирают цветовое решение, материалы, декор. Специалисты делают всё, чтобы помещение было не только красивым, но и эргономичным — учитывают цвета, идею, формы и общее настроение.

Для этого создаются фотореалистичные визуализации всего помещения и каждой функциональной зоны. На этом этапе вы увидите реалистичные изображения своего будущего офиса и сможете понять, насколько он вам нравится и что бы хотелось изменить. 

Без концепции сложно понять, по каким критериям закупать мебель и материалы, будут ли они сочетаться и положительно влиять на состояние и продуктивность сотрудников. 

Чтобы она соответствовала вашим ожиданиям, дизайнерам необходимо показать изображения тех интерьеров, которые вам импонируют, и те, которые не нравятся, и объяснить почему. Это поможет избежать ситуаций, когда представляли одно, а получили совсем другое.

Пример визуализации от студии Designic

Подкорректировать проект можно на любом этапе до согласования и подписания альбома.

Этап 4. Разработать рабочую документацию

На этом этапе создается основной комплект технических чертежей в двух форматах — печатном и электронном. По чертежам понятно, какая будет планировка, где находится электрика и освещение, какие должны быть перегородки, где будет стоять мебель.

Когда чертежи будут готовы, дизайнеры организуют встречу с вами и подрядчиками. Это нужно, чтобы все участники проектирования понимали, над чем будут работать, и обсудили сложные моменты.

Этап 5. Согласовать рабочую документацию

На встречи, кроме дизайнеров и заказчика, приглашаются генеральный подрядчик объекта (если проект реализуется с его участием), строители, инженеры и другие ключевые участники проекта, которые будут ответственны за реализацию и/или приемку проекта.

Генподрядчик — компания, ответственная за работу над проектом. Она следит за сроками, работой субподрядчиков, согласовывает проект с собственником помещения. Такие встречи необходимы, чтобы детально изучить проект, задать все вопросы, внести корректировки и подписать документ. Только потом можно двигаться дальше.

Этап 6. Провести комплектацию проекта

Когда все документы на руках, можно приступать к поиску и покупке мебели, фурнитуры, осветительных приборов, материалов и т. д. Вы можете контролировать это самостоятельно, поручить кому-то из своих сотрудников или менеджеру дизайн-студии. 

Благодаря этапу концепции становится понятно, по каким критериям выбирать и что именно. Задача профессионалов — подобрать то, что лучше всего отражает идею, и рекомендовать тех, кто ее реализует. Кроме того, в процессе постоянно будут возникать вопросы, требующие участия и понимания того, что происходит. 

Если заниматься комплектацией самостоятельно, есть риск, что выбранные  материалы и мебель могут не сочетаться в пространстве.

В Designic, например, за закупку мебели и общение с поставщиками отвечают менеджеры проектов. Это специалисты, которые подключаются на этапе рабочей документации. Они заранее могут прикинуть сроки и подумать, к кому из поставщиков обратиться. Всегда есть возможность объявить тендер и найти подходящие варианты, чтобы уложиться в бюджет и при этом не отступить от проекта.

Так выглядит подборка материалов из концепции DESIGNIC, в которой дизайнеры указывают, какие материалы и мебель подойдут для реализации дизайн-проекта интерьера

Этап 7. Воплотить проект в жизнь

Реализовать проект можно с помощью авторского надзора — не обязательная, но важная услуга. Дизайнеры и менеджеры проекта посещают объект, следят за тем, чтобы всё исполнялось, как задумано. Если в процессе реализации понадобится внести изменения в проект, важно, чтобы это делал тот, кто над ним работал. Дизайнер видит картину целиком: сочетание цветов, материалов, планировку. Финальный проект после корректировки получится не хуже изначального — всё будет гармонировать между собой и точно не пострадает эргономика.

Кроме того, дизайнеры ведут электронный журнал. Из него будет понятно, когда и в ходе каких работ были выявлены отступления от проекта . В любой момент вы сможете проверить, почему изменились сроки или потребовались дополнительные работы.

Так выглядит журнал авторского надзора, куда менеджер записывает информацию о ходе реализации дизайн-проекта

С 0 до готового проекта: наглядный пример того, как устроена работа дизайнера

Для наглядности покажем несколько примеров реализованных объектов. По ним видно, какая была идея, как мы ее визуализировали и что получили в итоге. 

Проект ЕДИНЫЙ ЦУПИС, в основе концепции интерьера — плавные формы и обилие зелени, технологичные решения. Важно было создать ощущение «офиса-сада».

Визуализация и фотография коридора в офисе IT-подразделения ЕДИНЫЙ ЦУПИС

Еще один проект — спроектированный нами коворкинг PAGE Kazanskaya. Нужно было поддержать стиль, характерный для сети PAGE, — цветовые сочетания, натуральные природные фактуры, неоновые светильники и арт-объекты.

Визуализация одной из кухонных зон в пространстве PAGE Kazanskaya

Фотография реализованной кухонной зоны

Подводим итоги

Если работать самостоятельно: передавать поиск и закупку мебели сотрудникам, а разработку чертежей — привлеченным со стороны специалистам, которые не работали над проектом, есть риск сильно отойти от изначальной идеи проекта. 

Чтобы избежать расхождений между дизайн-проектом и финальным интерьером, желательно, чтобы дизайнер работал от начала и до конца проекта.

Дизайнер составит концепцию вашего интерьера и сделает так, чтобы пространство было не только красивым, но и удобным. Он проконтролирует работу строителей и будет выстраивать взаимодействие с поставщиками. В процессе реализации сможет оперативно внести корректировки, которые позволят сохранить высокое качество результата.

Доверив весь процесс одной студии, вы экономите не только время, но и деньги: получаете материалы и мебель по адекватной цене и не тратитесь на переделки.