Функциональные зоны офиса: что учесть, чтобы сотрудники эффективно работали и не спешили домой

Грамотное зонирование рабочего пространства сильно влияет на продуктивность. HeadHunter и «Здоровый офис» опросили почти 4 000 специалистов и выяснили, что около 90% респондентов видят прямую связь между удобством рабочего места и качеством своей работы. 

Если сотрудникам приходится постоянно бегать из одного конца офиса в другой, чтобы переговорить с коллегами, они будут меньше времени уделять непосредственно выполнению задач. Если посадить их рядом с оргтехникой или местом для совещаний, будет шумно и люди не смогут продуктивно работать.

Также интерьер офиса влияет на имидж. Если с порога клиенты видят, что всё продумано до мелочей, от того, как организована входная группа, до переговорных и рабочих мест, статус компании в их глазах растет.

О том, как обустроить офис, чтобы в нём было удобно работать и он запомнился клиентам, — наша статья.

 

Какими бывают офисы и как это влияет на зонирование рабочего пространства

Продуманный интерьер офиса положительно влияет как на имидж компании в глазах клиентов, так и на продуктивность специалистов. Прежде чем выбирать помещение для нового представительства и делать там ремонт, важно определиться с тем, какой офис вам нужен. Можно выделить три группы: 

• классические или кабинетные;
• гибкие;
• смешанные или гибридные.

Гибкие пространства в чистом виде встречаются редко, так как в большинстве компаний есть специалисты, которым необходимы приватные рабочие места (бухгалтеры, юристы и т. д.). Поэтому рассмотрим два наиболее популярных формата: классические и смешанные офисы. 

 

Классические офисы

В них выделяют отдельные кабинеты для некоторых или всех сотрудников. 

Такие пространства актуальны для банков, юридических, страховых и других компаний, в работе которых большую роль играет приватность.  

Кабинетный офис удобен тем, что дает возможность сконцентрироваться на работе, не отвлекаясь на разговоры коллег и проходящих мимо клиентов. Здесь за каждым закреплено рабочее место, где можно хранить личные вещи и документы. 

Минус в том, что сотрудники работают обособленно. Если «мозговые штурмы» и обсуждение проектов с коллегами — ежедневная часть рабочего процесса, кабинеты могут только мешать.

 

Смешанные офисы

В таких пространствах для каждой зоны может быть предусмотрено несколько сценариев использования, поэтому в них широко применяются мобильные перегородки и модульная мебель. 

При обустройстве смешанного офиса можно придерживаться формата activity based office. В помещении выделяются функциональные зоны, которые можно условно разбить на три группы:

• Рабочие места (закрепленные и незакрепленные). Здесь нельзя мешать коллегам, например, вести переговоры по телефону.
• Частично уединенные места. Например, лаунж-зоны, где можно встречаться с клиентами или проводить мозговые штурмы с коллегами.
• Публичные пространства. Это зона ресепшн и переговорные, где можно свободно общаться с коллегами или клиентами.

Часть рабочих мест — стационарные, для сотрудников, которые проводят в офисе 100% времени. Для тех, кто работает в основном на выезде, предусматриваются зоны, подходящие для работы с ноутбуком/телефоном. Каждый сотрудник волен выбирать, где сегодня сможет наиболее эффективно выполнять свои задачи.

Пример смешанного пространства — офис компании Kassir.ru, проект которого мы создали в 2018 году. В нём есть просторная рабочая open space зона, несколько переговорных, отдельные кабинеты для HR и финансового отдела, а также уютная кухня, которую сотрудники используют для отдыха и общения.  

Мы продумали и дополнительные рабочие места. Ими пользуются те, кому надоело работать за столом, а также сотрудники из других офисов, которые приезжают в командировку.

 

Такие офисы удобны по двум причинам:

1. Позволяют оптимизировать расходы на аренду и обслуживание, так как необходимая площадь меньше по сравнению с офисами, где за каждым сотрудником закреплено рабочее место.
2. Можно быстро и легко производить перепланировку помещения, приспосабливая его для решения разноплановых задач.

Но есть и минус — некоторым сотрудникам может быть сложно фокусироваться на задачах, когда вокруг шумят коллеги или рядом с рабочим столом работает оргтехника. Поэтому в случае с гибкими офисами грамотное зонирование рабочего пространства вдвойне важно. 

 

Как обустроить функциональные зоны офиса

Организовывать рабочее пространство необходимо, отталкиваясь от задачи каждой зоны. 

Офис можно разделить на две части: фронт и бэк. Первая нужна для того, чтобы встречать гостей, проводить переговоры. Вторая — для работы и отдыха сотрудников.

Из чего состоит фронт-офис

Ресепшн, зона ожидания для клиентов

Зона ресепшн — место, где начинается знакомство клиента с компанией, и рабочее пространство администраторов. Важно обустроить ее так, чтобы она была не только запоминающейся, но и максимально функциональной и удобной.

То, какой делать входную зону, зависит от целей и особенностей бизнеса. Если клиенты редко приходят в офис, можно ограничиться небольшой зоной ресепшн.

Так, в офисе IT-компании Fortis online мы отказались от классической входной зоны. Сделали упор на комфорт сотрудников: придумали необычный интерьер, который будет с порога привлекать внимание, и поставили стол для настольного тенниса, чтобы можно было расслабиться во время перерыва.

Так выглядит дизайн интерьера входной группы в офисе Fortis online.

 

Если к вам регулярно приходят клиенты, важно разместить во входной зоне стойку ресепшн, гардероб, чай-кофе, брендовые элементы, чтобы посетители в ожидании сотрудников могли приятно провести время и больше узнать о компании.

Если площади достаточно, можно оборудовать несколько мест для сидения. Так мы поступили, оформляя офис билетного оператора Kassir.ru.

Расположили несколько мест для сидения в зале ожидания, не только за столиками, но и на подоконниках. Входную зону оформили в фирменных цветах компании, разместили на видном месте логотип. 

 

Если офис небольшой, можно ограничиться главным: предусмотреть стойку ресепшн, журнальный столик, несколько кресел или диван.

Так мы обустроили зону ресепшн в офисе компании Sever Minerals. Необходимости в просторной входной зоне не было, поэтому мы сделали ее компактной. 

Разместили тут небольшую стойку, шкафы для верхней одежды и оргтехнику.

 

Переговорная

Обустраивая переговорные, важно учесть два момента:

• Насколько часто сотрудникам нужно встречаться с коллегами для проведения презентаций, совещаний и т. п.
• Часто ли клиенты приходят в офис на переговоры. 

Количество и размеры переговорных определяются в ходе архитектурного анализа проекта, с учетом площади офиса, конфигурации помещения и специфики работы компании. 

В офисе компании Kemira мы предусмотрели три переговорных площадью 27м², 14,1 м² и 6,5 м².

Так выглядит большая переговорная.

 

Если офис небольшой, можно ограничиться одной переговорной, а в дополнение к ней использовать акустические кабины. Так вы сэкономите пространство и дадите сотрудникам возможность провести встречу или приватный созвон, не занимая целую комнату.

Кабины могут быть рассчитаны на одного или нескольких человек. В них удобно как общаться с клиентами, так и собираться малыми командами. Они отделаны звукопоглощающими панелями, благодаря чему снаружи не слышно, что происходит внутри, и наоборот.

 

В любой переговорной, независимо от площади, важно позаботиться о шумоизоляции: 

• Выбрать подходящие материалы. Например, акустическое напольное покрытие, шторы, настенные панели. 

В офисе Sever Minerals мы повесили на стену в кабинете директора карту с отмеченными филиалами компании, а в зоне ресепшн использовали мозаику из ярких панелей. Оба элемента выполнены из материала EcoSund, они одновременно выполняют шумопоглощающую и декоративную функции.  

 

А в переговорной использовали акустические панели с декором под дерево, чтобы визуально поддержать дизайн всего офиса.

 

• Подобрать подходящую мебель. Например, вместо обычных стульев расставить акустические пуфы. Они стильно выглядят, занимают меньше места и способствуют шумоподавлению.
• Использовать живые растения. Они не только украшают офис, но и отлично поглощают звук.
•  

В дизайн-проекте офиса логистической компании мы предложили разместить в переговорной фитостену. 

 

 

Кабинет руководителя

Кабинет может стать полноценным рабочим местом или выполнять имиджевую функцию. В зависимости от специфики деятельности компании и ее руководителя, там могут быть:

• Рабочая зона. Здесь всё достаточно стандартно: удобное кресло, стол с ящиками, стеллаж или шкаф для хранения документов.

• Зона отдыха. В ней обычно размещают мягкие кресла или диванчики, журнальный столик, цветы.
• Зона для переговоров и совещаний. Здесь можно установить длинный стол, стулья или кресла. Продумайте дополнительное освещение — это особенно важно, если в презентациях используются графики и чертежи. В некоторых случаях пригодится проекционный экран или интерактивная доска.

В офисе компании Element Group Oy  в Шанхае мы разместили в кабинете руководителя не только стол, стулья и шкаф, но и зону для чайной церемонии — без чая в Китае переговоры не проходят.

Шкаф встроили в стену, чтобы сэкономить полезное пространство.

 

Как обустроить бэк-офис

Рабочая зона

Планировка может быть открытой, закрытой (кабинетная система), с фиксированными рабочими местами и без них. Чтобы выбрать подходящую, важно учесть специфику деятельности компании и каждой группы сотрудников. 

Проанализируйте деятельность сотрудников в течение рабочего дня, чтобы понять, сколько нужно кабинетов, представителей каких отделов посадить рядом, кого можно расположить в open space. Как правило, отдельные кабинеты нужны бухгалтерам, финансистам, юристам. 

Часть мест сделайте фиксированными — они подойдут для тех, кто 100% рабочего времени проводит в офисе. 

Так выглядят стационарные рабочие места в офисе компании Sever Minerals.

 

Дополнительно необходимо продумать незакрепленные рабочие места на случай, если сотрудникам захочется сменить локацию. Их смогут также использовать те, кто редко приезжает в офис (например, торговые представители). 

В офисе компании Kassir.ru мы предусмотрели мягкие места для сидения вдоль прохода, на подоконниках и в зоне, предназначенной для проведения презентаций.

Подиум можно использовать не только для просмотра презентаций, но и для работы.

 

Также необходимо установить шкафчики для личных вещей. Они понадобятся сотрудникам, которые используют незакрепленные рабочие места.

Такие места для хранения мы предусмотрели в коворкинге, который оформляли для ГК «Бестъ».

 

Занимаясь организацией рабочего пространства, важно также позаботиться об акустике. Особенно, если речь идет об open space.

Принт-зону, серверную, лаунж, ресепшн, конференц-зал лучше расположить как можно дальше от рабочих мест. Так разговоры коллег и шум техники не будут отвлекать сотрудников. 

В офисе IT-компании Fortis мы расположили самые шумные зоны максимально далеко от рабочей. 

Конференц-зал находится рядом с рабочей зоной, но изолирован от нее перегородками, по сути, являясь отдельным помещением.

 

Важно подобрать акустические мебель, материалы, перегородки и экраны, которые будут препятствовать образованию фонового шума. 

В open space офиса компании Kemira мы использовали высокие акустические экраны.

 

А в зоне отдыха — переносные акустические перегородки, с помощью которых можно менять планировку пространства.

Зона отдыха

Лаунж-зона — место, где сотрудники набираются сил в перерывах. Ее необходимо оборудовать мягкими диванами, креслами, поставить столики, цветы, можно дополнить настольными играми, книгами.

В коворкинге сети PAGE мы обустроили небольшую лаунж-зону рядом с камином, где в течение рабочего дня или по вечерам могут собираться резиденты.

Не стоит забывать, что лаунж-зона — еще и место, куда в течение дня стекаются сотрудники для работы. Одни хотят сменить локацию, другим нужно где-то собраться с командой и обсудить задачи. Важно это учесть: поставить столы побольше, предусмотреть дополнительные перегородки, чтобы можно было обустроить малую переговорную прямо в лаунж-зоне.

 

Так выглядит лаунж-зона в офисе компании Sever Minerals. Мягкие удобные диваны, перегородки, которые создают ощущение приватности, и стол со стульями для тех, кто пришел перекусить.  

Также стоит позаботиться о разных сценариях освещения. Обычно оно в этой части офиса приглушенное, что идеально для релакса. Но если есть вероятность, что кто-то будет пользоваться зоной отдыха для работы, стоит добавить рабочее освещение.

 

В лаунж-зоне офиса компании Sever Minerals мы использовали локальное освещение для подсветки определенных зон. 

В этом проекте локальное освещение — трек с точечными светильниками, излучающими теплый свет, который мы установили под потолком. 

Конференц-зал

Дизайн конференц-зала зависит от площади. Если вы не планируете проводить масштабные заседания, можно пойти по принципу переговорной: установить стол, за которым смогут разместиться до 10 человек, удобные кресла и потолочные светильники. Чтобы сэкономить полезное пространство, вместо доски можно использовать стену, покрытую специальной краской.

Если у вас гибкий офис и нет места для отдельного конференц-зала, встречи можно проводить в рабочей или лаунж-зоне. 

Чтобы иметь возможность быстро переоборудовать конференц-зал под мероприятия различных форматов, используйте трансформируемые перегородки и модульную мебель.

Для конференц-зала в офисе IT-компании NBCompany мы выбрали модульную конструкцию, которая в собранном виде используется как подиум, а в разобранном становится комплектом пуфиков для гостей. 

В офисе компании Kemira нет отдельного конференц-зала. Для проведения мероприятий используется лаунж-зона, где вся мебель модульная, со встроенными USB. Ее можно быстро расставить так, как удобно.

 

Организация рабочего пространства и основных зон офиса: коротко о главном

Чтобы всем было комфортно, важно грамотно продумать не только интерьер офиса, но и зонирование рабочего пространства. 

Обустраивая пространство, отталкивайтесь от потребностей бизнеса. Если к вам редко приходят клиенты, значит, стоит ориентироваться в первую очередь на комфорт сотрудников. Если клиенты заглядывают регулярно, позаботьтесь и об их удобстве, а также уделите внимание имиджевой составляющей. 

Зоны, которые есть практически во всех офисах: рабочая, переговорная, входная группа, кабинет руководителя, кухня, зона отдыха, кабинеты для сотрудников, которые работают с конфиденциальной информацией. В зависимости от потребностей компании можно добавить и другие, например, игровую или дополнительную переговорную, комнату для совещаний. 

 

Ориентируйтесь на бизнес-процессы и специфику деятельности компании:

• Если клиенты приходят регулярно, постарайтесь разместить переговорные рядом со входом, чтобы администраторам не приходилось водить посетителей через весь офис. 
• Если сотрудники часто обсуждают проекты с коллегами, продумайте достаточное количество переговорных или предусмотрите возможность собраться в лаунж-зоне, на кухне. 
• Позаботьтесь о том, чтобы члены команд не были «разбросаны» по офису, иначе им придется много времени тратить на перемещения. 
• Если у вас классический офис с кабинетами, важно, чтобы было общее пространство, где коллеги смогут встречаться во время перерыва или собираться, чтобы обсудить идеи. 
• Кухню и зону отдыха нужно разместить как можно дальше от рабочей зоны. Если есть другие возможности, не делайте ее рядом с кабинетом руководителя — это может вызывать у сотрудников дискомфорт.