Организация входной зоны в офисе — HR-инструмент. Как грамотно спроектировать пространство

Организация входной зоны уже давно перестала быть исключительно инструментом информирования и встречи гостей. Входная зона — это лицо компании и место первой встречи человека с брендом, его ценностями, философией и позиционированием, поэтому для многих компаний интерьер входной зоны стал фактически маркетинговым инструментом.

В этой статье мы сфокусируемся на роли входной зоны в рамках HR-политики и расскажем:

• что в целом включает в себя понятие «входная зона в офисе»
• какую роль может сыграть грамотная организация входной зоны в контексте HR-бренда
• какие инструменты можно использовать для усиления эффекта

Не только ресепшен: что такое входная группа офисного помещения

В привычном представлении входная зона офиса — это ресепшен, журнальный столик и пара кресел. Однако такой «стандартный набор» не совсем точно описывает подход к ее проектированию.

В грамотно продуманном интерьере каждая зона не только эстетически приятна, но и эффективна в контексте бизнес-процессов и поставленных перед пространством задач. Входная зона в офисе — это первое, что видят сотрудники и клиенты, и она выполняет имиджевые и административные функции. Это «вход» в офис.

Соответственно, в пространстве должны быть предусмотрены все условия для того, чтобы посетитель мог в комфортном для него и компании формате выполнить задачу, ради которой он пришел в этот офис. А имиджевые инструменты повлияют на то, каким будет это взаимодействие и какие ощущения заберет с собой соискатель или клиент.

Если речь идет о банке или офисе продаж строительной компании, для большинства посетителей сценарий будет следующий:

Войти — подойти к стойке ресепшен — задать вопрос — присесть в зоне ожидания — выпить воды/чаю/кофе — осмотреться вокруг — определить айдентику и ценности компании — подойти в переговорную или другое уединенное место для общения с менеджером

Если компания ориентирована на внутренних сотрудников, то сценарий будет совсем другим:

Войти — поздороваться с офис-менеджером — раздеться/разуться — налить себе кофе — пройти к рабочему месту

Кроме того, в такие офисы часто будут приходить курьеры.

На основе этих сценариев мы выделяем семь наиболее распространенных функций входных зон в офисе, которые мы внедряем в проекты наших клиентов. Среди них:

• Вестибюли
• Гардеробная и велком-лаунж-зона
• Кофе-поинт или отдельные кафе
• Мини-выставочное пространство
• Представительская переговорная
• Зона для курьеров и почты
• Фотозона и таймлайн-истории компании, арт-объекты

В офисе может быть представлен как один вариант входной зоны, так и несколько. Интерьер входной зоны в офисе может быть разнообразным и выполнять сразу несколько задач.

Как грамотная организация входной зоны влияет на HR-бренд компании

Интерьер входной зоны в офисе как HR-инструмент наиболее эффективен на этапе привлечения сотрудников, в особенности на этапе интервью. Это первое пространство, с которым сталкивается соискатель. Для большинства из них сценарий посещения будет следующим:

Войти — подойти к стойке ресепшен — проинформировать о прохождении интервью — присесть в зоне ожидания — осмотреться вокруг — сформировать первое впечатление о компании — встретить HR-менеджера — пройти через офис в переговорную — принять участие в собеседовании — в сопровождении HR-менеджера пройти к выходу

С точки зрения дизайна мы можем повлиять на три фактора:

• визуальное восприятие всей зоны,
• информативность пространства,
• путь следования потенциального сотрудника.

Про визуал мы расскажем чуть позже, а пока рассмотрим инструментарий.

Нативная трансляция достижений и ценностей компании

Находясь во входной зоне офиса в ожидании собеседования, потенциальный сотрудник заинтересован как можно больше узнать о компании. Он обратит внимание на интерьер, захочет посмотреть на награды, достижения и результаты компании. Часто в этой зоне активно используется брендинг: логотип, фирменные цвета, постеры. Иногда их дополняют сертификатами, грамотами и наградами.

Ключевое, о чём нужно помнить, — впечатление формируется комплексно. Сам интерьер должен быть спроектирован через призму тех ценностей, которые компания транслирует в рамках внутренних и внешних коммуникаций. Поэтому важна и планировка.

Пример — проект офиса «Строительный трест». Одно из требований, которое мы прорабатывали при организации входной зоны, — комфортное пребывание маломобильных групп населения. Для этого в проекте предусмотрены детская зона и лифт.

Что касается декора и визуального оформления, наш совет — уходить на более глубокие слои смыслов и воздействовать более нативно. Эффективным инструментом могут стать арт-объекты. Они не только передадут необходимые смыслы, но и запомнятся, визуально выделят компанию на фоне конкурентов и даже могут стать дополнительным информационным поводом для широкой аудитории. Не бойтесь предлагать коллаборации профессиональным художникам!

Путь соискателя

Входная группа — только одна из зон, которую увидит будущий сотрудник. Поэтому не обязательно в ней размещать всю информацию, которую хочется передать соискателю в ходе первого контакта. По пути следования от входной группы до переговорной можно разместить самые интересные локации и акцентные элементы. Например, лаунж-зону и кофе-поинты. Они усилят эффект от качественного дизайна входной группы, могут заинтересовать человека и представить компанию с лучшей стороны. Особенно если в этих зонах в момент проведения интервью проходят какие-то командные активности — так соискатель увидит и атмосферу внутри команды.

Приведем в пример студию Designic. У нас входная группа небольшая, не выделена в отдельную зону, но гость сразу видит весь офис. Так как мы дизайнеры общественных пространств, это идет нам на пользу, ведь будущий соискатель с порога видит, где будет работать, а клиент — каким может быть дизайн-проект.

Исходя из личного опыта нашей студии, после того как мы сделали редизайн собственного офиса и в том числе входной группы офисного помещения, возросло количество соискателей, которые заинтересованы в работе с нами. Но, конечно, эффект идет не столько от самой входной группы, сколько от цельности всего пространства, поэтому любой дизайн должен рассматриваться комплексно.

Дизайн двухэтажного офиса Designic

Другой пример — офис Cosmoservice, в котором входная группа сама по себе совсем небольшая, а функция «первого знакомства» распределена по офису. На входе гостей встречает ресепшен, который формирует визуальное представление о бренде. И только при погружении в офис и нахождении в зоне ожидания посетитель уже сможет познакомиться с достижениями компании в формате инфографики, видео и других графических элементов.

Такое решение обусловлено спецификой офиса: в нем проходит очень много запланированных встреч. У посетителя нет необходимости долго находиться у входа, а следовательно — у него будет недостаточно времени, чтобы подробно ознакомиться с материалами у ресепшена. Чтобы правильно организовать входную зону или целую группу офисных помещений, не обязательно включать в нее сразу все функции, главное — изучить сценарий посещения и правильно распределить потоки.

Как оформить интерьер входной зоны: акцент на ценности и подход компании

При проектировании интерьера входной зоны всегда стоит исходить из задач. По-настоящему интересные концепции рождаются, когда дизайнер уходит от стереотипов на более глубокие уровни, работая с функциональностью и символизмом пространства.

Чтобы найти то, что подойдет конкретному интерьеру, мы всегда уточняем:

• Кто будет проходить во входную группу офисного помещения: только сотрудники или клиенты, партнеры и посетители?
• Как будут пользоваться зоной: будут ли клиентов проводить в глубь офиса или нужны ли переговорные рядом? Нужны ли турникеты?
• Какие сотрудники будут работать в этой зоне?

Это только часть вопросов. Необходимо досконально изучить основные сценарии работы, чтобы сделать входную зону в офисе полезной и эффективной. После обсуждения технических особенностей помещения и бизнес-процессов наступает этап визуального оформления.

На этапе ТЗ мы на основе информации об идентичности бренда и материалов по фирменному стилю показываем клиенту альбом с контрастными референсами, чтобы понять, какой эстетический код и стиль ему ближе. С помощью серии изображений выявляем: клиенту комфортнее в минималистичном или более наполненном пространстве; хочет ли он использовать натуральные материалы; какие цвета и оттенки нравятся; что вызывает вау-эффект.

Шаг за шагом удается выявить ценности и короткие сильные месседжи, которые нужно донести до аудитории через дизайн. Например, что компания — эксперт в какой-то области или что нужно сделать акцент на сотрудниках и их истории.

Кейс №1: акцент на деятельности компании

Пример — дизайн интерьера входной зоны для индонезийского офиса компании Nord Minerals, которая занимается поставкой комплексных технологических решений для горнодобывающей, металлургической и химической отраслей.

При входе за стойкой ресепшена расположена небольшая зона ожидания с креслами и журнальным столиком. Сразу за входной группой — зона отдыха, где размещен акцентный элемент в форме прозрачного журнального столика с декоративными камнями как отсылка к деятельности компании.

Один из элементов акцентной графики — линии ландшафта Джакарты, которые мы изобразили на стенах и стеклянных перегородок офиса.

Кейс №2: отражение нестандартного подхода

Клиент — офис продаж компании «Унистрой». Задача — создать новый тип пространства, разрушить шаблоны восприятия офиса продаж девелопера. На этапе референсов мы использовали искусственный интеллект и обсудили множество сценариев и идей.

Референс футуристичного офиса, сгенерированного с помощью ИИ на этапе обсуждения идеи с заказчиком

В процессе мы выбрали концепцию «Покупка квартиры как игра» и наполнили входную группу офисного помещения интерактивом и цифровыми решениями. Пространство «затягивает» внутрь, приглашает поучаствовать в игре через напольную навигацию, подписи и QR-коды.

Внутри «зеленого объема» мы расположили комнаты эмоций, где посетители попадают в квартиры, различающиеся между собой по атмосфере. Видят разные виды из окна, материалы и ощущают запахи. Такая геймификация процесса позволяет покупателю через опыт познакомиться с застройщиком и его продуктом. Пространство входной группы работает эффективно.

Кейс №3: сфокусировать на ценностях

Пример многофункциональной входной группы офисного помещения — компания НПО «Технологии». Клиент более 20 лет производит пищевые добавки. Нам важно было подчеркнуть экологичность и технологичность, создать уютную, дружелюбную атмосферу.

Мы добавили арт-объект с озеленением и разные форматы лаунж-зон для проведения встреч. Зонирующие кашпо заполнены декоративными «гранулами» как отсылке к основному продукту компании.

Большая площадь и зонирование позволили создать имиджевое и функциональное пространство.

Заключение

Входная зона — лицо компании, поэтому при планировке необходимо проработать все возможные сценарии (кто будет приходить в офис, как будут по нему перемещаться и что важно транслировать). Именно такой подход поможет оформить входную зону в офисе эффективно.

Кроме того, интерьер входной зоны должен транслировать имиджевую составляющую компании, ценности, достижения. Важно правильно проанализировать исходные данные и пожелания клиента, четко определить портрет компании и отразить его в пространстве. И конечно, важно думать не только об эстетике, но и о функциональности, чтобы клиентам и посетителям было приятно приходить, а сотрудникам комфортно работать.