Как выбрать офисную мебель: действительно ли зарубежные производители лучше и за что стоит переплатить — руководство, которое нужно прочитать до начала ремонта

Кажется, что выбор офисной мебели — не то, о чем стоит переживать. Можно прикинуть на глаз, что нужно для рабочих мест, а в зону ожидания купить диваны и кресла, как дома. На самом деле, все не так просто.

Мебель для общественных пространств отличается от той, которую покупают для домов и квартир: она должна быть устойчивой к интенсивному и не всегда аккуратному использованию, легко чиститься и долго сохранять презентабельный вид. Важно понимать, на что опираться при выборе: производителей много, цены варьируются в широком диапазоне, глаза с непривычки разбегаются. 

Мы решили предостеречь вас от дорогостоящих ошибок и подготовили статью, в которой рассказали: 

• Характеристики мебели для офиса:на что обращать внимание; 
• Как выбор офисной мебели зависит от функциональных зон помещения;
• Как выбрать между готовой офисной мебелью и изготовлением на заказ;
• На что ориентироваться, выбирая производителей;
• Что влияет на цену и когда стоит переплатить.

Рассказываем на примере офисной мебели, но руководство применимо и для других общественных пространств — принципы подбора одинаковы.

Характеристики мебели для офиса: на что обращать внимание

Для офисов не подходит мебель, предназначенная для жилых помещений. Если в квартире диваном периодически пользуются 2-3 члена семьи, то в зоне ожидания офиса на нем за день может посидеть несколько десятков человек. 

Из-за интенсивного использования, не особо бережного отношения и регулярной чистки мебель быстро изнашивается и нуждается в замене. 

Производители офисной мебели используют материалы, которые дольше служат и сохраняют при этом презентабельный вид. Есть 5 важных характеристик мебели для офиса. 

• Качество и износостойкость

Один из важнейших показателей — устойчивость ткани или другого покрытия к истиранию. На производствах образцы тестируют, проверяя, сколько циклов механического воздействия они выдержат. 

Интересный факт: выбирая мягкую мебель, нужно учитывать не только тип ткани, но и ее цвет. Например, серый фетр отлично себя показывает в офисных условиях, а на желтом видно каждое пятнышко. Следовательно, его приходится чаще чистить, что влечет за собой более быстрый износ. Все эти нюансы хорошо известны дизайнерам интерьеров общественных пространств — доверив подбор мебели профессионалам, сможете избежать лишних трат. 

Также важно качество фурнитуры: направляющих, ручек, петель и т. д. Идеально, если установлены механизмы с доводчиками: так ящики и дверцы будут закрываться плавно, без хлопка, не пугая людей. 

• Эргономичность

Есть общие требования к офисной мебели. Например, высота стола должна быть 70-75 см. Но коллектив, в котором все одинакового роста, — редкость, поэтому оптимальным выбором будут столы, регулируемые по высоте: незначительно (до 5-7 см) для подстройки под рост или существенно, для периодической работы стоя. 

Кресла тоже лучше выбирать регулируемые, чтобы каждый мог настроить свое рабочее место с учетом параметров тела и не испытывал дискомфорта на протяжении дня. Сидение и подлокотники должны подниматься и опускаться (иногда регулируется и ширина подлокотников), угол наклона спинки — меняться, также могут присутствовать подголовник и валик для поддержки поясницы. 

Размер столешницы нужно выбирать с учетом специфики деятельности каждого сотрудника. Например, программисту, дизайнеру или системному администратору может быть нужен большой стол, т. к. они часто используют два монитора, а для менеджера с ноутбуком такая рабочая площадь будет избыточной. 

• Легкость очистки

Ткани, используемые в мебели для общественных пространств, отличаются повышенной износостойкостью. Но, если пятна появляются регулярно, со временем понадобится химчистка, что неизбежно скажется на внешнем виде.  

Для пространств с большой проходимостью, где риск загрязнения выше (например, офисной кухни) лучше выбирать мягкую мебель с обивкой из кожи или экокожи, которую достаточно протереть. Важно качество: если оно низкое, покрытие может через время потрескаться или на нем будет не очень комфортно сидеть из-за плохой воздухопроницаемости. 

• Экологичность и безопасность

У фабрики должны быть сертификаты, подтверждающие, что мебель соответствует стандартам и произведена из экологически чистых материалов. Такие изделия не выделяют вещества, которые могут нанести вред людям и окружающей среде. 

Требования пожарной безопасности распространяются только на мебель в определенных помещениях и регламентируют материалы, из которых она может быть изготовлена. Например, в архивах и серверных допускается установка исключительно металлических шкафов и стеллажей. 

• Функциональность

В современных офисах широко используется модульная, трансформируемая, штабелируемая мебель и мебель с акустическими свойствами. О сферах их применения мы подробнее расскажем дальше. 

Как выбор офисной мебели зависит от функциональных зон помещения

Прежде чем приступить к выбору офисной мебели, важно понять, какие процессы происходят в каждой зоне, кто в них задействован и какие потребности у этих людей. На основании полученных данных формируется список мебели, определяется количество и необходимый функционал каждого изделия. Важную роль играет формат офиса: традиционный, с закрепленными рабочими местами, гибкий, где сотрудники могут в течение дня менять локации, или смешанный. 

С представителями компаний, которые заказывают дизайн-проекты офисов в нашей студии, мы составляем детальные технические задания. В них фиксируем не только пожелания по дизайну, но и параметры помещений, функционал каждой зоны, количество сотрудников в отделах. Это позволяет понять, какую площадь нужно выделить под каждую зону и что там разместить (в соответствии с функциональным назначением).

Документ, который мы заполняем вместе с заказчиком после изучения планов и визита на объект, выглядит так. 

На этапе разработки концепции подбираем мебель с учетом задумки и бюджета, а после ее утверждения формируем спецификацию, в которой перечисляем необходимые предметы с артикулами и названиями фирм-производителей. Если заказчик поручил комплектацию нам, заказываем мебель, контролируем её поставку и расстановку. 

Давайте разберемся, что может понадобиться.

Рабочие зоны

Оборудуя рабочие места для тех, кто находится в офисе ежедневно, не обойтись без удобных столов и офисных кресел. Дальше всё зависит от функционала сотрудника. Например, бухгалтерам могут быть нужны стеллажи или шкафы для документов. 

Чтобы понять, без чего не обойтись, проанализируйте типичный рабочий день специалистов из разных отделов. Это поможет увидеть, кому какой набор мебели необходим. 

Это — описание стандартных рабочих мест специалистов, которые есть в большинстве компаний. 

Важно предусмотреть места для хранения личных вещей: например, локеры с ячейками (ориентировочный размер — 40*40 см), открывающимися с помощью кода или карты, расположенные во входной зоне. Ими могут пользоваться как те, кто редко бывает в офисе, так и все сотрудники — чем меньше предметов на столах, тем продуктивнее работа.

Такие локеры мы использовали в коворкинге Benua PAGE. Ячейки разного размера, чтобы каждый резидент мог выбрать подходящую. Например, человек, который ходит в спортзал и носит с собой большую спортивную сумку, арендует ячейку побольше. А тот, кому не хочется возить с собой ноутбук и канцелярские принадлежности, может убрать их в отделение поменьше. В локерах для офисов ячейки обычно одинакового размера. 

Потребность в тумбах и комодах возникает все реже, потому что информация хранится преимущественно в электронном виде. Иногда используются так называемые пулл-ауты: выдвижные шкафы, которые устанавливаются между столами.  

Такие пулл-ауты мы использовали в офисе компании Kemira. Они помогают избежать захламленности столов и разделяют рабочие места, создавая ощущение уединенности.

Чтобы рассчитать количество мебели, ориентируйтесь на то, сколько у вас сотрудников и где они работают. Для тех, кто бывает в офисе эпизодически, оптимальным решением будут незакрепленные рабочие места (shared desk). Предусмотреть их нужно для 70% сотрудников, которые работают вне офиса: например, на 20 человек будет приходиться 14 посадочных мест. Если получится так, что одновременно придут все 20, остальные 6 должны будут разместиться в лаунж-зонах, переговорных, зоне ожидания и т. п. Важно, чтобы в офисе было достаточно мест, где можно при необходимости поработать с ноутбуком или телефоном.  

Входная зона

Это — точка первого контакта клиентов с вашей компанией и, как правило, рабочее место минимум одного сотрудника. 

Чтобы определиться с площадью зоны и набором мебели, нужно понять:

• часто ли к вам приходят посетители;
• сколько их может быть (в течение дня и одновременно);
• как долго  эти люди ждут, пока их пригласят в переговорную или кабинет менеджера;
• кто работает во входной зоне и каков функционал этих сотрудников (нужно ли администратору, например, принимать письма и посылки от курьеров). 

Входная группа, как правило, — одна из зон офиса, где креатив дизайнеров ничто не ограничивает, тут можно использовать смелые решения, чтобы добиться wow-эффекта. В ней обычно находятся:

1. Стойка ресепшн. Желательно сделать ее закрытой, чтобы внутри разместить полки для хранения документов. Высота — до 120 сантиметров: так сотрудники смогут комфортно работать и будут видеть входящих клиентов. Обязательно подберите эргономичные кресла для администраторов. 
2. Зона ожидания. Сюда нужны:

• • Диваны или кресла. Лучше выбирать мебель средней жесткости, чтобы на ней было удобно сидеть, но посетители не слишком расслаблялись. Кресла можно подобрать с регулируемой высотой на случай, если зона будет периодически использоваться для работы. 
  • Журнальные столики. Есть модели с возможностью регулировки по высоте — это удобно, если предполагаете, что у кого-то может возникнуть необходимость поработать в зоне ожидания. 

Сколько диванных групп будет во входной зоне — зависит от ее площади и того, как часто приходят клиенты.

В офисе управляющей компании Cosmoservice мы оборудовали небольшую зону ожидания, т. к. поток посетителей умеренный.

Поставили разные кресла и пуфы для создания разнообразия и возможности выбора. Синее кресло обладает акустическими свойствами, его удобно использовать для разговоров по телефону — материал поглощает звук, и разговор не так слышен окружающим.

В офисе компании Element Tampere (Финляндия) установили в зоне ожидания большой диван со столиком и локеры.

• Гардероб. Обычно это — отдельное помещение, внутри которого находятся открытые стеллажи со штангой для одежды и полками для обуви. Площадь рассчитывается с учетом того, сколько в компании сотрудников, включая тех, кто приходит в офис эпизодически или приезжает в командировки из других филиалов, а также количества посетителей. Полок для обуви может быть больше, чем сотрудников: например, если в компании проводится много мероприятий с разным дресс-кодом, то каждому нужно выделить место для хранения нескольких пар туфель. 

Зоны отдыха

Мы стараемся делать лаунж-зоны максимально непохожими на рабочие, чтобы сотрудникам было проще переключаться в течение дня. От того, насколько правильно организовано пространство, зависит продуктивность специалистов. 

Мебель для сидения (пуфы, диваны, кресла) здесь может быть мягкой, способствующей расслаблению. В неё иногда интегрируются силовые модули, чтобы можно было зарядить ноутбук или телефон во время перерыва. 

Минимальный набор мебели для лаунж-зоны: 

• диваны, кресла, пуфы; 
• журнальные столики. 

Из нестандартных элементов можно использовать, например, качели и гамаки — монотонное покачивание помогает расслабиться и переключиться на режим отдыха. 

В зоне отдыха офиса IT-компании Fortis Online мы предложили разместить не только мягкие диванчики, но и качели. 

Если это укладывается в вашу корпоративную культуру, можно поставить в зоне отдыха капсулы для сна — кресла с куполом, который ограждает от воздействия внешних факторов и позволяет максимально качественно отдохнуть за короткое время. 

Количество и функциональность мебели зависят от того, сколько людей работает в офисе и для чего используется зона отдыха. Например, если сотрудники периодически будут в ней работать, чтобы сменить обстановку, лучше выбрать столы и стулья с регулировкой по высоте и приобрести акустические перегородки. Если в лаунж-зоне могут проводиться мероприятия, пригодится модульная мебель, которая позволит быстро переоборудовать пространство. 

Для лаунж-зоны офиса Kemira мы подобрали модульную мебель. Это позволяет быстро переоборудовать пространство, если нужно провести мероприятие.

В офисе компании Emergn зона отдыха оборудована диванами с высокими бортиками, которые обеспечивают визуальную приватность. Высокие мягкие спинки способствуют лучшему поглощению звука. На потолке установлены круглые акустические панели — баффлы. 

В офисе компании Metso&Outotec зона отдыха совмещена с кофе-поинтом. 

Конференц-зал

Эта зона предназначена для проведения разноплановых массовых мероприятий, а также переговоров с большим количеством участников. 

Мебель лучше выбирать штабелируемую, чтобы ее было проще хранить, и трансформируемую, чтобы иметь возможность быстро приспособить помещение к формату мероприятия. 

Стандартный набор: 

• стулья или кресла — легкие, удобные, штабелируемые;
• трансформируемые столы на колесиках, которые легко сложить и переместить в зону хранения. 

В конференц-зале компании Solar из мебели — только стулья. Они штабелируемые, компактно складываются друг на друга, если нужно освободить площадку.

В проекте офиса IT-компании NBCompany мы использовали интересную модульную конструкцию: в собранном виде это — подиум, в разобранном — пуфы. 

Количество мебели зависит от размеров помещения, того, мероприятия какого профиля в нем проводятся чаще всего, и сколько человек в них участвует. 

Переговорные

Если в офисе есть небольшие комнаты, которые используются только для переговоров, встреч и совещаний, для них не нужна штабелируемая и трансформируемая мебель — достаточно стола со встроенными розетками и стульев или кресел. Основной критерий выбора — удобство, т. к. люди могут находиться здесь несколько часов подряд. 

В проекте офиса юридической компании «Прайм Эдвайс» мы предложили использовать в переговорной «умное» стекло, которое может менять свои светопропускающие свойства в зависимости от потребностей: становиться прозрачным или матовым. Например, когда идут переговоры, стекло непрозрачное — обеспечена конфиденциальность, никто не видит, что внутри. Когда переговорная свободна, стекло прозрачное.

Если переговорная просторная, рассчитанная на 10 и более человек, стоит задуматься о покупке трансформируемых столов и стульев. Это позволит адаптировать помещение под меняющийся состав участников.  

Для переговорной в офисе компании Jotun Paints мы подобрали мобильные столы на колесиках со складной столешницей. Их можно расставлять по-разному, в зависимости от задачи: как парты в учебном классе, в виде прямоугольного стола для переговоров, буквой П и т.д.

Как выбрать между готовой офисной мебелью и изготовлением на заказ

Можно приобрести готовую мебель или сделать ее по индивидуальным чертежам. Заказывать обычно приходится позиции нестандартной конфигурации, размера или дизайна. 

Для офиса компании Metso&Outotec мы заказывали шкафчики-локеры трех фирменных цветов, выкрашенные в градиент. Дверцы оформлены посредством печати на МДФ — предварительно согласовывали образцы, чтобы оттенки идеально совпали с брендбуком. 

Часто на заказ изготавливаются стойки ресепшн. Для офиса компании Metso&Outotec, мирового лидера в сфере переработки полезных ископаемых и металлургии, мы предлагали несколько вариантов, но заказчик остановился на черной стойке из камня. 

Черный цвет подчеркивает «брутальный» характер деятельности компании, а необычная форма ассоциируется с рудой, минералами. 

В проектах студии вы можете увидеть также заказные кухни, кофе-поинты, встраиваемые ниши, гардеробные, барные столы. Уже на этапе создания концепции понятно, что нужно будет сделать на заказ. Мы составляем подробное ТЗ, в котором описываем размеры, требования к дизайну и материалам, прикладываем к нему типовой чертеж (виды сверху и спереди), визуализации и аксонометрию. Производитель делает замеры помещения, где будет установлена заказная мебель, готовит конструктивный чертеж, рассчитывает нагрузки и изготавливает нужный предмет. 

Для офиса билетного оператора Kassir.ru мы заказывали подиум и стойку ресепшн. Слева вы видите визуализации, справа — фото готовых изделий.  

Минус заказных позиций в том, что они стоят дороже и изготавливаются дольше. Производство типовых позиций — отлаженный процесс, а кастомизированное изделие требует разработки конструктива, настройки оборудования и т. д. Но иногда без индивидуального заказа не обойтись — типовая мебель может не вписаться в нестандартное помещение. 

Столы, кресла, диваны, стулья, тумбы, шкафы обычно приобретаем готовыми у проверенных поставщиков. Но если нужно изменить цвет, заменить какие-то детали или ткань обивки — это уже позиция, которая изготавливается на заказ. 

На что ориентироваться, выбирая производителей

Самое сложное в выборе офисной мебели — не ошибиться с производителем. Их много, и понять, кто в чем хорош, сложно. Если вы впервые столкнулись с выбором офисной мебели, можно запутаться. Вот 4 критерия, на которые мы рекомендуем ориентироваться, выбирая поставщика: 

• Опыт. Нельзя сказать, что те, кто на рынке пару лет, работают плохо. Но, скорее всего, они пока хуже разбираются в тонкостях и могут не учесть важные нюансы. 
• Специализация. Вам нужны те, кто работает с общественными пространствами — помните, что у таких помещений своя специфика.
• Материалы. Ознакомьтесь с сертификатами качества на материалы и сырье. Их наличие — гарантия безопасности мебели для людей и окружающей среды. 
• Качество работы. Увидеть изделия в каталоге недостаточно. Отлично, если есть шоурум — можно приехать и потрогать интересующие изделия. Если мебель производится только под заказ, а вам нужно много разных позиций, попросите изготовить мокап — образец рабочего места, по которому реально оценить качество, эргономичность и функциональность.

Самостоятельный поиск производителей — процесс длительный. Придется собрать базу кандидатов, запросить примеры и условия, посетить шоурумы, сравнить предложения и сделать выбор. Обратившись к нам для разработки дизайн-проекта, сэкономите время. 

Наше преимущество — большая база таких компаний, сформированная за годы работы. Понимаем сильные и слабые стороны каждой и точно знаем, у кого что лучше заказать. Команда студии регулярно посещает выставки в России и за рубежом, чтобы быть в курсе новинок, налаживать связи с производителями и дилерами. Тестируем мебель сами и можем организовать тест-драйв для вас: мебель доставят в офис и оставят на некоторое время, чтобы сотрудники могли ее испытать. 

Что влияет на цену и когда стоит переплатить

Разброс цен на визуально одинаковую мебель может поставить в тупик: непонятно, откуда такая разница и стоит ли платить больше. Иногда стоит. Поясним на примере офисных кресел. 

С виду кресло, которое стоит дороже, может ничем не отличаться от более дешевых собратьев. Секрет в технологиях: многие европейские производители вкладывают большие суммы в изучение строения позвоночника, его болезней и их связи с положением тела во время работы. Они создают модели кресел, которые способствуют максимальной продуктивности — когда человеку удобно и у него ничего не болит, он может полностью сосредоточиться на работе. Мы рекомендуем не экономить на рабочих креслах. Стол может быть простым, но кресло — обязательно с индивидуальной регулировкой, в котором комфортно сидеть. 

Где покупать: в России или за границей

Российские или зарубежные производители? Наш выбор — европейские фабрики. Мебель из Европы дороже для российского заказчика из-за высокого курса, расходов на растаможку и доставку, зато служит долго, что в долгосрочной перспективе позволяет экономить. 

Плюс европейских производителей еще и в том, что они ,в большинстве своем, ориентированы на экологичность и защиту окружающей среды. В Россию этот тренд массово еще не добрался. За рубежом активно используют для производства мебели переработанный пластик и другие вторичные материалы, применяют альтернативные источники энергии и т. д., что снижает затраты. 

Можно ли подобрать более бюджетные альтернативы

Если нужно сократить бюджет, можно заменить некоторые позиции более доступными. Но не всегда это оправданно, о чем мы открыто говорим и приводим аргументы — есть случаи, когда замена нежелательна, т. к. ухудшит итоговую картинку. Например, в офисе Metso&Outotec стойка ресепшн выполнена из камня (мы уже писали об этом проекте). Заказчик хотел использовать более доступный материал, например, эмаль. Но мы смогли отстоять первоначальное предложение, аргументируя это тем, что: 

• камень выглядит презентабельнее;
• он долговечнее: его всегда можно подшлифовать, а с эмали убрать царапины сложнее — придется переклеивать пленку;
• по задумке на стойке много стыков, которые на эмали получаются слишком заметными, из-за чего потерялось бы ощущение монолитной конструкции. 

Говорите дизайнерам о том, каким бюджетом располагаете, и прислушивайтесь к рекомендациям. Грамотные специалисты всегда могут спрогнозировать, как та или иная замена отразится на интерьере. 

Выбор офисной мебели: подведем итоги

Выбирая мебель для общественных пространств, отталкивайтесь от трех критериев:

• площади;
• количества сотрудников и посетителей;
• функциональности каждой зоны и специфики работы специалистов.

Универсального списка мебели, который подойдет для любого пространства, не существует. Если речь об офисе, важную роль играет его формат. Когда многие сотрудники работают «в поле» и приезжают в офис лишь время от времени, нет смысла держать для них постоянные рабочие места — лучше оборудовать незакрепленные (shared desk), которые может занять кто угодно. Если в конференц-зале регулярно проходят мероприятия разного формата, не обойтись без трансформируемой и штабелируемой мебели. И так далее. 

Важно помнить, что мебель для общественных пространств нужно подбирать не только по внешнему виду, но и с учетом:

• износостойкости;
• легкости очистки; 
• функциональности.

Ошибки стоят дорого. Например, если на кухню поставить диваны со светлой обивкой из ткани — разоритесь на химчистке, а мебель быстро потеряет вид. Поэтому для каждого помещения важно подбирать мебель с учетом его специфики.