Кому доверить разработку дизайна офиса: памятка по выбору студии и проверке ее профпригодности (бонус — список вопросов для первой встречи)

Выбор студии дизайна офисов — дело непростое и ответственное. Пространство должно получиться не только красивым и удобным, но и безопасным, соответствующим всем законодательным нормам. Никому не нужны штрафы от инспекторов или, того хуже, несчастные случаи из-за неправильной планировки или ошибочного выбора материалов. 

Когда сталкиваешься с ремонтом и переездом впервые, непонятно, на что обращать внимание, кроме портфолио, и как убедиться в том, что перед вами профи. А на кону немалые деньги — брать «кота в мешке» не хочется. Мы подготовили памятку, которая поможет не ошибиться и избежать переделок. 

Для примера взяли разработку дизайна офиса, но написанное в статье актуально для любых общественных пространств. 

На что обращать внимание, выбирая студию дизайна офисов

Первым делом вы, вероятно, отправитесь в интернет, введете в поисковик запрос вроде «разработка дизайна офиса» и начнете изучать результаты. Их будет очень много: если добавить к запросу Санкт-Петербург, например, получите 8 640 000 ссылок. Ладно, дальше первой десятки мало кто заходит, но и тут надо как-то сориентироваться. Помогут наши рекомендации!

На этом этапе важно изучить: 

• Специализацию студии

Часто бывает так, что команда берется за всё подряд: сегодня разрабатывает интерьер бара, завтра проектирует частный дом, через неделю занимается оформлением чьей-то кухни. Студия может работать 20 лет, но при этом в ней «текучка» и дизайнеры не являются экспертами в каком-то одном направлении, т. к. не было возможности углубиться, изучить все нюансы и наработать нужный опыт. 

Мы специализируемся на дизайне общественных пространств с 2016 года. За это время оформили более 100 офисов крупных российских и международных компаний (Kassir.ru, Kemira, Sever Minerals, Jotun, Fortis Online, Emergn и т. д.), популярных коворкингов (Benua PAGE, Avenue PAGE) и других объектов.

• Портфолио

Важно, чтобы там были не только визуализации, но и фото готовых пространств. Это, во-первых, подтверждает, что проекты реальные, во-вторых, позволяет понять, совпадает ли задумка с реализацией. 

Количество проектов в портфолио не должно быть решающим при выборе студии дизайна офисов, т. к. не все работы туда попадают. Так происходит по ряду причин: 

• Проект не был реализован: у компании изменилась ситуация, случился какой-то форс-мажор, отменился переезд или сорвалась сделка по аренде помещения. 
• Проект нельзя публиковать до момента реализации по просьбе заказчика. Сейчас мы работаем над одним таким офисом — компания хочет, чтобы создавался вау-эффект при первом посещении пространства, а для этого клиенты не должны увидеть интерьеры заранее. 
• Внутренняя политика компании-заказчика не допускает публикации фото офиса. В таких случаях подписывается договор о неразглашении и показывать проект в интернете нельзя.  

Все проекты в нашем портфолио, которое ежемесячно пополняется, опубликованы с разрешения заказчиков. 

Некоторые студии готовят детальные кейсы, в которых описывают процесс работы над дизайн-проектами общественных пространств. Изучая их, можно оценить не только конечный результат, но и подход к работе в целом — узнать, как рождаются идеи, как их презентуют заказчику, какие сложности бывают и как команда с ними справляется. 

В нашем блоге регулярно публикуются такие кейсы. Из них вы узнаете, например, о том, как мы оформляли офис в Китае, находясь в России, или о нестандартных решениях вроде стойки ресепшн из камня для офиса финской компании Metso&Outotec. 

• Образование дизайнеров, их награды и титулы

Оптимально, если они учились в архитектурно-строительных вузах, постоянно совершенствуют навыки на курсах или сами преподают, отмечены жюри различных профильных конкурсов.  

Коротко расскажем о команде DESIGNIC. 

Основатель и главный дизайнер студии Аня Саркисьянц — победитель международного конкурса молодых дизайнеров интерьера «ДИЗАЙН‐ДЕБЮТ 2017» в номинации «Дизайн интерьера. Реализованный проект общественного помещения». 

Она окончила Международную Школу Дизайна в Санкт-Петербурге (отделение «Дизайн жилой среды»), изучала дизайн общественных помещений в Chelsea College of Design and Art в Лондоне, с 2017 года преподает в Международной Школе Дизайна в Санкт-Петербурге дисциплину «Проектирование офисных пространств».

Среди дизайнеров и архитекторов студии также много обладателей престижных дипломов. 

Члены команды постоянно учатся чему-то новому, а также посещают профильные выставки (Stockholm Furniture Fair в Стокгольме, Orgatec в Кёльне и т. д.), где налаживают контакты с производителями и поставщиками, узнают о трендах, которые пока не пришли в Россию, и отмечают для себя интересные решения коллег из других стран. Полученные знания и навыки применяются в работе над дизайн-проектами общественных пространств. 

• Награды и титулы

Хорошо, если проекты студии высоко ценят не только клиенты, но и эксперты отрасли. 

Например, наш проект интерьеров общественных пространств клубного дома Meltzer Hall еще до реализации отметило жюри престижного конкурса ADD Awards. Эксперты признали его лучшим в номинации «Общественные пространства жилых комплексов», также он победил в общественном голосовании. 

Проект солнечного офиса для билетного оператора Kassir.ru, который мы создали еще в 2019 году, в 2020 занял III место в номинации «Ритейл и бизнес-интерьеры» на ADD Awards.  

Флагманский коворкинг сети PAGE, дизайн внутреннего пространства которого разработала команда DESIGNIC, в 2019 году занял 1 место в рейтинге коворкингов, составленном редакцией издания «Деловой Петербург». Этот же коворкинг стал лауреатом ежегодного национального конкурса CREDO-19 в номинации «Лучший коворкинг-центр в Санкт-Петербурге и Ленинградской области». 

• Публикации в профильных изданиях и на сайтах

Посмотрите, представлена ли студия в обзорах профильных сайтов. Если планируете заказать разработку дизайна офиса, изучите Office Snapshots, Archello, Officelovin, Проект Россия, Love that design, ELLE Decoration. 

Наши работы там точно встретите. Вот, например, лишь некоторые упоминания проекта центрального офиса билетного оператора Kassir.ru:

Office Snapshots

Archello

Officelovin

Проект Россия

Love that design

• Отзывы клиентов

Ставим этот пункт последним по двум причинам: 

• Специфика работы студий дизайна офисов, как и других B2B компаний, такова, что отзывов в открытом доступе может не быть. Иногда заказчики присылают благодарственные письма, но это — редкость. 
• Отзывы могут оказаться ненастоящими. 

Лучше попросить у студии, работы которой нравятся, контакты кого-то из заказчиков. Это не всегда возможно, но иногда удается договориться и пообщаться. 

Какие вопросы задавать на первой встрече и что должно вас насторожить 

Когда фаворит выбран и предварительное коммерческое предложение изучено, назначается первая встреча. На ней присутствуют представители заказчика и команда студии. 

Обратите внимание на офис. Всегда есть шанс найти самородков, работающих в каморке на чердаке, но в целом студия дизайна офисов — не тот случай, когда сапожник может быть без сапог. Дизайнерский офис хорош еще и тем, что некоторые решения, которые вам предложат, можно будет сразу увидеть в интерьере. 

О нашем уютном офисе с террасой на Петроградской стороне недавно написали в ELLE Decoration. Можете заглянуть в него еще до того, как придете в гости. 

На встрече вам будут задавать вопросы. Постарайтесь ответить на них максимально подробно, т. к. это поможет дизайнерам оценить масштабы проекта, его стоимость и сроки выполнения. У нас вопросы будут такими:

1. Где расположен объект? 
2. Какая площадь помещения? 
3. Есть ли у вас исполнительная документация (чертежи помещения и т. п.)? 
4. Каким вы видите будущее пространство? Какие идеи хотите в нём воплотить? 
5. Что хотите получить в итоге: только концепцию или полный дизайн-проект с комплектом рабочей документации? 
6. Сколько времени есть на разработку дизайн-проекта офиса и его реализацию? 
7. Какой бюджет вы готовы выделить? 

Если сойдемся в видении, согласуем стоимость и сроки, после чего подпишем договор и посетим объект для проведения замеров. 

Вы можете задавать встречные вопросы — это позволит убедиться в том, что студия дизайна офисов выбрана верно, и избежать накладок в процессе работы над проектом. Рекомендуем уточнить:

1. За что отвечает студия, а что вне ее компетенции? Даже если вам обещают выполнить проект «под ключ», это не значит, что студия может гарантировать результат по всем направлениям. 

Мы написали об этом статью — прочтите ее, чтобы подготовиться к разговору с дизайнерами. 

2. Какие гарантии дает студия? Если придут проверяющие и окажется, что нарушены какие-то нормативные требования, кто будет за это отвечать?

3. Как формируется стоимость проекта, может ли она меняться в процессе и почему? Как будут действовать специалисты студии, если придется урезать бюджет?

4. Может ли результат не совпасть с утвержденной концепцией и почему? Можно ли этого избежать?

5. Как специалисты студии поступят, если у вас будет другое мнение по какому-то моменту: не понравится идея, цвет, мебель и т. п.?

6. Какие обязательства сторон прописываются в договоре, каково будет ваше участие в процессе? На что вы как заказчик имеете право?

7. В какие сроки проект будет разработан и готов к реализации? Какая ответственность студии за срыв сроков, почему такая ситуация может возникнуть и как ее избежать?

8. Предусмотрены ли услуги комплектации и авторского надзора? 

Если представители студии увиливают от ответов и ограничиваются туманными формулировками вроде «Такого не будет» и «Решим в процессе», это тревожный звоночек. 

Помимо вопросов стоит озвучить все опасения, которые у вас есть. Вот самые распространенные возражения, которые мы слышим на первой встрече с заказчиками, и наши ответы на них. 

Возможны ли расхождения между визуализацией и итоговой картинкой? 

Теоретически — да. Так происходит по трем причинам: 

• Дизайнеры изначально предложили то, что нельзя на 100% реализовать: не позволяют параметры помещения или характеристики материалов. 
• Люди, которым поручили реализацию, недостаточно квалифицированы и действовали по принципу «И так сойдет».
• Были использованы не те материалы и мебель, которые предусмотрены проектом. 

Чтобы избежать расхождений, мы:

• Проектируем в программе Revit с использованием технологии информационного моделирования (BIM), что позволяет дизайнеру учесть расположение всех систем и их взаимосвязь. Это исключает ситуации вроде такой: смонтировать в потолок светильник, обозначенный на плане, не представляется возможным, потому что в этом самом месте по факту установлен кондиционер. 

• В проекте используем только реально существующую мебель, оборудование и материалы. Предлагаем услугу комплектации — поможем купить всё необходимое у проверенных поставщиков.
• Прорабатываем технические моменты на начальном этапе (работаем в связке с подрядчиками, обсуждаем возможность применения решений в исходных условиях). Берем на себя контроль за реализацией проекта, если заказана услуга авторского надзора. 

Что будете делать, если предложенные визуализации нам не понравятся? 

Если наш стиль вам близок, а работы в портфолио пришлись по душе, такая ситуация маловероятна. Чтобы стало понятно почему, приглашаем заглянуть на «внутреннюю кухню» студии DESIGNIC. 

Многие потенциальные заказчики представляют процесс так: заполнили бриф, дизайнер приступил к работе и через время принес готовый проект. На самом деле мы будем взаимодействовать с вами на каждом этапе, что сводит риск получить неподходящий результат к нулю:

1. На старте узнаем ваши предпочтения и изучим брендбук. 
2. Вместе заполним ТЗ — опросный лист, на базе которого будет строиться работа над проектом. Этот документ оформим приложением к договору. 
3. Будем работать над проектом поэтапно: сначала создадим концепцию, затем подготовим визуализации, техническую документацию и т. д. Все результаты согласуем с вами и, если будет нужно, внесем корректировки.
4. По максимуму визуализируем свои идеи с помощью концепт-бордов, эскизов, фотореалистичных визуализаций. Вы заранее увидите, как будет выглядеть пространство после завершения работ. 

А вдруг не хватит денег на реализацию? 

Перед началом работы над концепцией обсуждается бюджет, в рамках которого предстоит работать. Если вы открыто скажете, в какую сумму планируете уложиться, мы сразу предложим решения в нужной ценовой категории, и в дальнейшем не придется тратить время на поиск альтернатив. У нас есть большая база поставщиков — всегда можно объявить тендер и выбрать самые выгодные предложения. 

Если не представляете, сколько может стоить то, что хочется получить, мы назовем ориентировочную сумму на базе уже реализованных проектов. 

Что еще сделать до подписания договора на разработку дизайна офиса

Если на первой встрече специалисты студии ответили на все вопросы и озвучили идеи, но вы всё еще сомневаетесь в своем выборе, попросите организовать экскурсию на готовый объект. Если это общедоступное пространство, например, коворкинг или выставочный центр, его можно посетить свободно, но и о визите в офис обычно удается договориться. 

Изучив визуализации и рабочую документацию по проекту, а потом осмотрев пространство, вы сможете сравнить задумку с итоговой картинкой и сделать выводы. Если какие-то предложения не были реализованы, спросите дизайнеров, почему так вышло. Бывает, что в процессе работы над дизайн-проектом общественного пространства меняются приоритеты заказчика (например, вместо лаунж-зоны решают сделать рабочие места для новых сотрудников) или сокращается бюджет, из-за чего результат расходится с планом.