Офис нового формата: как изменились представительства российских и международных компаний за время пандемии

Весной 2020 года всем казалось, что коронавирус — это временно. Стоит продержаться некоторое время, и всё снова будет, как раньше.

Роспотребнадзор тогда выпустил рекомендации по обеспечению безопасных условий в офисах во время пандемии. Работодатели заказывали перепланировку офисов, замеряли расстояние между столами, делали разметку на полу, чтобы регулировать потоки движения, продумывали рассадку. Надеялись сохранить привычный рабочий процесс, но, как вы помните, не помогло — всех, кого можно было, всё равно отправили на удаленку.

Прошло 2 года. Стало понятно, что ковид никуда не денется — придется научиться жить с ним так же, как с гриппом и другими вирусами. Но офисы во время пандемии изменились, и формат, который появился в связи с распространением удаленки и гибридной работы, стал новой нормой.

Наблюдая за тем, как менялись требования заказчиков, мы выделили основные отличия «старых» офисов от «новых» и написали о них статью. Прочтите ее, чтобы узнать:

Удаленная работа в России: вернутся ли сотрудники в офисы после пандемии

Удаленка. Два года назад — экзотика на российском рынке, сегодня — неотъемлемая часть рабочего процесса в большинстве компаний. Ее оценили обе стороны:

• Работодатели поняли, что так дешевле. Тем, кто не ходит в офис, не нужны постоянные рабочие места, поэтому можно арендовать офис поменьше.
• Сотрудники оценили сокращение расходов и возможность проводить больше времени с семьей.

Результаты многочисленных опросов и исследований говорят о том, что удаленный и гибридный форматы работы останутся с нами надолго, если не насовсем:

• 97% опрошенных компаний разрешили сотрудникам продолжать работать удаленно или в гибридном формате после того, как были сняты ограничения (по данным Deloitte & Touche CIS и X5 Group).
• 88% опрошенных россиян нравится работать удаленно (по данным Райффайзенбанка). Главными плюсами такого формата респонденты назвали экономию времени на дорогу (78%) и существенное сокращение расходов (49%). 49% опрошенных нравится, что удаленная работа позволяет проводить больше времени с семьей, еще 36% стало проще совмещать работу и хобби. 33% опрошенных отмечают, что из дома они работают эффективнее, потому что не отвлекаются на шум и разговоры коллег.
• 37% сотрудников российских компаний, которые продолжают работать дистанционно из-за пандемии, заявили, что хотят вернуться в офис частично (на несколько дней в неделю) или полностью (по данным HeadHunter и WeWork). 42% из них не хватает общения с коллегами, столько же респондентов рассказали, что им сложно разделить рабочее время и отдых. 29% отметили, что с переходом на удаленку стали реже лично встречаться и коммуницировать с кем-то, кроме членов семьи. На отсутствие удобного рабочего места жалуются 27% опрошенных, 18% сложно концентрироваться на задачах, а 4% не хватает вдохновения.
• Для 70% опрошенных сотрудников российских и международных компаний возможность работать удаленно — важный мотивирующий фактор (по данным рекрутинговой компании Hays). В связи с этим 52% работодателей, принявших участие в опросе, планируют сохранить гибридный формат работы в 2022 году.
• Компании создают пространства за границей для своих «удаленщиков». Например, «Совкомбанк» в январе 2022 года открыл коворкинг на базе пятизвездочного отеля в Турции. Там сотрудники бэк-офиса банка и дочерней компании «Совкомбанк Технологии» будут совместно работать над проектами. Работодатель планирует раз в год оплачивать им перелет, проживание по системе Ultra all inclusive и страховой полис.

Популярность удаленного и гибридного форматов работы предсказуемо сказалась на том, какими компании хотят видеть свои офисы после пандемии и где будут работать их сотрудники. Мы расскажем о четырех самых важных изменениях.

Офисы после коронавируса: гибкий формат— новый стандарт

Всё идет к тому, что возможность постоянно или время от времени работать удаленно станет такой же нормой, как официальное оформление, «белая» зарплата и ДМС. А значит, офисы, где каждое рабочее место закреплено за конкретным сотрудником, уходят в прошлое. Им на смену пришли гибкие офисы, где только часть мест — чьи-то, а остальные может занять любой желающий.

Такой формат тестируют не только коммерческие, но и государственные компании. Так, в новом офисе «Почты России» в Москве предусмотрены коворкинговые пространства и рабочие места, которые можно бронировать онлайн. В комментарии для РБК представитель компании заявил: «Это позволит при необходимости выводить всю команду, например, в моменты подготовки больших отчетов или для проектирования нового продукта, но большую часть времени сотрудники смогут работать из дома или по смешанному графику».

Для владельцев бизнеса растущая популярность гибких офисов — отличная новость. Теперь можно обойтись меньшей площадью и сэкономить на аренде. А еще — увеличить штат на 30% без необходимости переезжать.

Что учесть, проектируя гибкий офис

Важно продумать функционал офиса нового формата так, чтобы в нём было всё необходимое:

• рабочие зоны, где ничто не отвлекает от решения задач;
• переговорные комнаты разной вместимости для встреч с клиентами, коллегами, звонков, проведения видеоконференций;
• конференц-зал или лекторий для мероприятий разного формата;
• зоны отдыха для неформального общения с коллегами;
• кухня и кофе-поинты, где можно перекусить.

В гибком офисе одна зона обычно имеет несколько предназначений. Например, в переговорных можно поработать, в лаунже — провести мастер-класс, а конференц-зал использовать для встречи с партнерами. Быстро переоборудовать помещение с учетом текущих задач помогут мобильные перегородки и трансформируемая либо модульная мебель.

Если часть сотрудников большую часть времени работает удаленно, позаботьтесь о том, чтобы им было где оставить свои вещи до следующего визита в офис. Например, установите локеры с ячейками, которые открываются с помощью ключа, карты или кода.

В офисе компании Element Tampere (Финляндия) мы предложили установить в зоне ожидания локеры нейтрального серого цвета.

В офисе компании Metso&Outotec яркие локеры расположили в рабочих зонах. Их дверцы оформлены посредством печати на МДФ — мы согласовывали образцы, чтобы цвета идеально совпали с брендбуком.

Рекомендуем внедрить систему бронирования мест и переговорных в гибком офисе: онлайн или через офис-менеджера. Это поможет избежать накладок.

Офис после пандемии: технологичность во всём

С дистанционным и гибридным форматами работы связано еще одно важное изменение — вырос спрос на видео- и аудиооборудование для оснащения конференц-залов, переговорных, учебных классов.

Многие компании предпочитают онлайн-формат командных встреч, обучающих мероприятий и общения с клиентами. Важно, чтобы участники, которые могут находиться в разных городах и странах, хорошо друг друга видели и слышали. Поэтому в офисах появляются микрофоны с шумоподавлением, камеры с интеллектуальными функциями, проекторы и т. д.

Самый технологичный наш проект — офис IT-компании NBCom, которая специализируется на таком оборудовании. За оснащение переговорных отвечали специалисты заказчика. Они, например, встроили микрофон, который подавляет шумы, в пространство за потолочными панелями переговорной. Благодаря этому все дистанционные участники встреч четко слышат каждое слово спикера.

Качественное изображение обеспечит интеллектуальная камера, например, Logitech Scribe. Она способна сделать спикера прозрачным, чтобы было видно всё, что написано на доске. Благодаря автоматической настройке яркости и контрастности изображения каждый будет чувствовать себя, как в первом ряду. Камера интегрируется с Microsoft Teams, Zoom и другими популярными платформами для проведения видеоконференций.

Офис во время пандемии: кабинеты и коворкинги в ЖК

Когда сотрудников массово отправили на удаленку, многие выяснили, что продуктивно работать из дома не могут. Причины разные: нет отдельного помещения, дома постоянно находятся члены семьи, не хватает привычной оргтехники или быстрого офисного интернета и т. д.

Застройщики и девелоперы быстро сориентировались и начали закладывать в проекты своих ЖК и апарт-отелей пространства для работы. Это могут быть места в лаунже либо входной зоне, отдельное помещение на несколько человек или полноценный коворкинг.

Если хотите оборудовать что-то подобное в своем объекте, продумайте разные варианты рабочих мест: за столом (сидя, стоя), на пуфиках, в креслах. Пригодится акустическая кабина для звонков, откуда резиденты смогут позвонить клиентам или принять участие в совещании, не отвлекая окружающих. Можно внедрить онлайн-систему бронирования мест или поручить прием и обработку заявок администратору комплекса.

Во входной зоне апарт-отеля Docklands мы предусмотрели несколько вариантов посадочных мест. Можно удобно устроиться в кресле или на диване и немного поработать.

Владелец лофт-квартала Docklands решил открыть на территории коворкинг. Мы разработали концепцию этого рабочего пространства, но по не зависящим от студии причинам проект не будет реализован в таком виде. На визуализации вы можете видеть разные типы посадочных мест.

Офис нового формата: по-домашнему уютный интерьер

Удаленка приучила людей работать в комфортных условиях своей квартиры — возвращаться в формальные строгие пространства многие не хотят. Если планируете практиковать гибридный формат, задумайтесь о том, как сделать из офиса второй дом для своей команды.

Созданию уютной атмосферы способствуют:

• текстиль — ковры с длинным ворсом, шторы, мягкие диваны, кресла, пуфы в лаунж-зонах;
• обилие комнатных растений;
• постеры, фото на стенах.

Если площадь и бюджет позволяют, можно оборудовать в офисе библиотеку, мини-кинотеатр и даже установить капсулу для сна.В офисе IT-компании Semrush мы спроектировали уютную библиотеку. Здесь много разных светильников и живых растений — в сочетании с книгами на полках они создают домашнюю атмосферу.

Наша студия — еще один удачный пример офиса-дома. Здесь использованы мягкие напольные покрытия, шторы, нестандартные светильники, живые растения и картины. Благодаря высоким потолкам и окнам в пол, пространство получилось светлым и воздушным.

Офисы после коронавируса: безопасность сотрудников — первый приоритет

В начале пандемии мы написали статью о том, как снизить риск массового заражения в офисе. Если не видели — прочтите обязательно, рекомендации всё так же актуальны.

Вот чек-лист по созданию безопасной атмосферы в офисе. Проверьте, всё ли вы учли:

• Отделите сотрудников друг от друга и от клиентов перегородками или защитными стеклами. Производители мебели предлагают решения, которые не портят интерьер офиса, — рассказали о них в статье о трендах-2022.
• Продумайте рассадку. Если в помещении работает много сотрудников, важно обеспечить достаточное расстояние между ними. Это не только снизит риск заражения, но и даст каждому личное пространство, что критично важно в open space.
• Позаботьтесь о чистоте воздуха. Регулярно проветривайте или используйте воздухоочиститель. Можно использовать обе возможности параллельно.
• Минимизируйте контакт сотрудников с общедоступными поверхностями. Установите бесконтактные смесители, кнопки смыва в туалетах, диспенсеры с мылом и дезинфицирующими средствами, двери. Обеспечьте регулярную уборку и дезинфекцию поверхностей во всех помещениях офиса.
• Пересмотрите рабочий процесс:
  • Если нет острой необходимости встречаться лично (а ее чаще всего нет), перенесите встречи в онлайн-формат.
  • Позвольте тем, чей функционал это допускает, постоянно или время от времени работать из дома.
  • Проведите работу с сотрудниками и попросите их не приходить в офис, если плохо себя чувствуют.