Оформление переговорной в современном гибком офисе: как сделать ее удобной и добиться того, чтобы пространство не простаивало

Когда-то, в классических кабинетных офисах, переговорные использовали только по прямому назначению — для переговоров. Стол, стулья, флип-чарт, экран на стене — вот и всё, что там было. 

Сейчас владельцы компаний не готовы платить за аренду помещений, которые большую часть времени будут пустовать. Переговорная в офисе теперь одновременно может выполнять функции учебного класса, временного рабочего места для коллег из других филиалов и конференц-зала, где проводятся мероприятия. На смену массивным деревянным столам пришли складные, которые легко хранить и перемещать, производители предлагают штабелируемые стулья, появилась масса интересных решений для зонирования пространств, обеспечения их звукоизоляции, грамотного освещения. 

Проектирование переговорных — задача, которую мы решили уже для десятков крупных российских и международных компаний. Хотим рассказать о том, какие мебель и технологичные решения используются в современных гибких офисах и как сделать так, чтобы пространство «жило», использовалось по-максимуму. 

Прочтите эту статью, чтобы узнать: 

• Как изменились переговорные всего за 5 лет
• Сколько переговорных нужно, какими они должны быть и где их лучше расположить
• Какая мебель нужна для переговорной в офисе и что интересного предлагают производители
• Какие технологичные решения сделают переговорную еще удобнее
• Зачем и как менять атмосферу в переговорной с помощью света 
• Как обеспечить звукоизоляцию и приватность
• Что учесть, чтобы переговорной было удобно пользоваться: чек-лист

Как менялся интерьер переговорной с течением времени

Переговорные менялись вместе с подходом к ведению бизнеса и офисами в целом. 

Сначала в компаниях практиковалась строгая вертикальная иерархия, ей соответствовал интерьер офисов. Были популярны брифинг-столы: за основным столом, во главе, сидел руководитель, а за приставкой, перед ним — участники встречи. Сразу понятно, кто тут главный. 

Источник

Сейчас такую мебель можно встретить в редких офисах с консервативными владельцами и управленцами «старой школы». 

На смену вертикальной структуре пришла горизонтальная, теперь сотрудники и руководители — члены одной команды. Изменился и формат офисов — они превратились в гибкие многофункциональные пространства, где у каждого помещения может быть несколько сценариев использования и ни один квадратный метр не простаивает. 

В лаунж-зоне офиса компании Kemira мебель модульная, используются мобильные перегородки. При необходимости всё можно расставить иначе, чтобы, например, провести здесь встречу. 

Современную переговорную в офисе можно описать четырьмя словами: 

• мобильность;
• технологичность;
• гибкость;
• акустический комфорт. 

Такие пространства создаются с использованием трансформируемой и штабелируемой мебели, сценариев освещения, современных технологичных решений, ролл-штор, которые автоматически выдвигаются и задвигаются, перегородок для зонирования и других элементов, о которых мы подробно рассказали в этой статье. 

Проектирование переговорных: сколько, какие и где

Сколько переговорных нужно и какими они должны быть

Общих рекомендаций по количеству и размерам нет — всё зависит от площади помещения, его конфигурации и специфики деятельности компании (приходят ли в офис клиенты, как часто сотрудники встречаются для обсуждения проектов и т. д.). Чтобы понять, сколько и каких переговорных нужно, мы задаем вопросы заказчику и проводим архитектурный анализ объекта. 

Иногда делаем одно большое пространство. Так было, например, с компанией-дистрибьютором медицинского оборудования. В офис приходят на обучение врачи, плюс для внутренних целей нужно было просторное помещение. Мы спроектировали переговорную, которая разделена на две части трансформируемой перегородкой, а если ее убрать — превращается в просторный лекторий. В той части, где проходят образовательные мероприятия для медиков, использовали износостойкие отделочные материалы, т. к. там проводятся операции.  

Бывает и наоборот — нужно много маленьких переговорных. Такой формат выбрали для офиса IT-компании, где много команд, работающих над разными проектами. Площадь помещения — около 2 000 м², важно было эффективно использовать каждый уголок. Делать большую переговорную бессмысленно, т. к. сотрудники просто не собираются такими группами. Зато они постоянно взаимодействуют друг с другом в рамках команды. Комната  площадью 5 м², в которой 2 стула и экран на стене — уже переговорная, которая будет активно использоваться. 

В некоторых офисах мы проектируем малые переговорные в дополнение к основным. Если сотруднику нужно пообщаться с коллегой, позвонить заказчику или поработать в тишине, он может использовать такое помещение, не занимая большое пространство. Также малые переговорные могут использоваться как временные рабочие места для тех, кто приехал в командировку или обычно работает из дома либо на выезде, но время от времени приходит в офис. 

В офисе компании Kemira мы предусмотрели малую переговорную, рассчитанную на двоих. 

Небольшое пространство использовано максимально эффективно. Одна из стен полностью пробковая, на нее можно крепить листочки с заметками. На другой стене висит белая доска для записей. 

Кроме классических переговорных мы время от времени проектируем нестандартные. Для одного из заказчиков создали вот такое пространство, обособленное радиусными стеклянными перегородками, где вместо классических стульев и кресел использованы шары от Technogym. Для многочасовых встреч такой вариант не подойдет, но для неформальных коротких переговоров и обсуждения проектов с коллегами — вполне. Сидя на шаре, человек не расслабляется, потому что вынужден держать баланс, благодаря чему включен в процесс и концентрируется на генерации идей. 

Под потолком размещены акустические панели, поглощающие звук. 

Где расположить переговорные

Ответ зависит от конфигурации и площади помещения, но несколько общих рекомендаций можем дать: 

• Обычно минимум одну переговорную размещают у входа. Ее могут использовать, например, HR-ы для собеседований, чтобы не вести кандидатов через весь офис. Для приема клиентов это тоже удобно: они попадают в зону ресепшн, оставляют верхнюю одежду в гардеробе и сразу переходят туда, где будет проходить встреча. 
• Если офис большой, от 1 500 м², важно для каждого блока open space предусмотреть хотя бы одну переговорную. Но это зависит от специфики деятельности отделов — кому-то переговорная не нужна, а кому-то понадобится несколько. 
• Делать ли большую переговорную в офисе — зависит от потребностей компании. Если планируете использовать ее редко, нет смысла выделять много дорогостоящих квадратных метров под пространство, которое будет в основном пустовать. Можно оформить помещение меньшей площади, а 1-2 раза в год вмещать в него больше людей, используя компактные штабелируемые стулья или пуфы. О выборе мебели расскажем в соответствующем разделе этой статьи. 

Переговорные могут быть расположены в любых местах и граничить с любыми зонами офиса. Избежать шума поможет грамотная звукоизоляция, о которой мы поговорим ниже. 

Общая рекомендация — не стоит отдавать под переговорные помещения с окнами. Пространства с естественным освещением слишком ценны, их лучше отвести под рабочие зоны. 

Чем можно заменить переговорные в офисе

Если площадь офиса не позволяет сделать несколько переговорных, нужно обязательно продумать дополнительные места для звонков, встреч и уединенной работы. Иначе менеджеры будут общаться с клиентами по телефону в коридорах, а команды станут собираться прямо в open space, отвлекая коллег от работы. 

Можно предусмотреть места для этих целей в лаунж-зоне. Добиться того, чтобы разговоры одних не мешали отдыхать другим, помогут акустическая мебель и перегородки — они гасят звук и обеспечивают приватность. В офисе компании Sever Minerals мы использовали диваны с высокими спинками и бортиками, а над ними повесили акустические панели для дополнительной звукоизоляции. 

Деревянные панели и напольные кашпо с живыми растениями также способствуют шумоподавлению.

Еще одна альтернатива малым переговорным в офисе — акустические кабины. Они используются для работы, переговоров, звонков и т. п., могут быть рассчитаны как на одного, так и на нескольких человек.  

«Начинка» и вместимость кабин бывает разной. Они оборудованы освещением, системой вентиляции, последние модели — обеззараживателями воздуха. Звукоизоляцию обеспечивают звукопоглощающие панели внутри кабины и двери из ударопрочного стекла. Те, кто внутри, не мешают окружающим, их разговоры остаются конфиденциальными.  

Можно заказать кабину без мебели и обставить ее на свое усмотрение, или купить сразу полный комплект. 

В своих проектах мы используем акустические кабины для офиса от финского производителя Framery. Покажем варианты на примере их продуктовой линейки. 

Источник

Модель Framery One рассчитана на одного человека. Подойдет для уединенной работы в тишине, звонков, видеоконференций.

Источник

Модель Framery Q вмещает 1-4 человек. В ней можно встречаться с коллегами и клиентами, не занимая большую переговорную и не отвлекая окружающих от работы. 

Источник

Модель Framery 2Q рассчитана на 4-6 человек. Это — полноценная замена небольшой переговорной комнате, она подойдет для «мозговых штурмов», коротких командных совещаний, встреч с заказчиками, проведения презентаций и конференц-звонков. Благодаря низкому порогу, кабину могут использовать и сотрудники на инвалидных колясках. 

Кабины позволяют совсем отказаться от переговорных в офисе либо выделить под них меньшую площадь. Удобно, что их можно установить где угодно и перемещать при необходимости. 

Какая мебель нужна для переговорной в офисе и что интересного предлагают производители

Если есть отдельное помещение, которое используются только для встреч и переговоров, достаточно стола со встроенными розетками и usb-разъемами и стульев или кресел. Основной критерий — удобство, т. к. люди могут находиться здесь несколько часов подряд.

Посадочные места не должны быть слишком мягкими, расслабляющими, чтобы люди не теряли концентрацию. В большинстве наших проектов вы увидите в переговорных стулья. Но есть несколько исключений: 

• Если в компании регулярно проводятся многочасовые собрания, стоит подобрать эргономичные кресла с регулируемой спинкой и поддержкой поясницы, в которых будет удобно сидеть так долго. 

В переговорной офиса NBCom мы предложили использовать кресла с поддержкой поясницы. 

• Если на переговоры приходят первые лица компаний, представители госструктур, другие статусные заказчики и партнеры, нужны представительские кресла.

Мы разрабатывали проект офиса логистической компании, куда на переговоры приходили первые лица крупных компаний отрасли. Для переговорной подобрали кресла производства шведской компании Johanson. Комфорт и эргономика были ключевыми ориентирами в процессе разработки модели, кроме того, дизайнер сделал акцент на элегантности и ощущении роскоши. Спинка и сидение имеют мягкую обивку, которая в сочетании с эргономичным дизайном корпуса обеспечивает максимальный комфорт при сидении.

Для неформальных встреч можно приобрести удобные стулья с пространством для вещей и столиками, например, Cila Go от Arper. 

Источник

Если переговорная в офисе также может служить для проведения мероприятий разного формата, рекомендуем купить трансформируемые столы и штабелируемые стулья, которые удобно хранить, а также присмотреться к модульной мебели. Разберем всё по порядку. 

Трансформируемые столы

Мы во многих своих проектах используем Trama от Actiu, но подобные столы есть и у других производителей. Так они выглядят в разложенном виде. 

А так — в сложенном.

Трансформируемые столы удобно не только хранить, но и перемещать — у них есть колесики. Также их можно расставлять разными способами: как парты в учебном классе, в виде прямоугольного стола для переговоров, буквой П и т. д. Зависит от задачи: в одном помещении может сегодня проводиться семинар для сотрудников одного отдела, завтра — обучающее мероприятие для всей компании, а через неделю — собрание совета директоров. Купив подобные столы, вы закроете все потребности, не придется выбирать разные модели. 

Мобильные складные столы на визуализации переговорной в проекте офиса международной компании Jotun. 

Такие столы бывают не только прямоугольными, но и, например, со скругленной столешницей, углами и т. д. Это позволяет использовать их в различных комбинациях. 

Можно расставить столы буквой О. 

А можно собрать из них большой прямоугольный стол для переговоров. 

Как правило, производители дают возможность выбрать «наполнение», которое будет интегрировано в стол: кабель-каналы, розетки, usb-разъемы, беспроводные зарядки, подогрев кружек, экраны, микрофоны и т. д. 

Источник

В стол Park Avenue от испанского производителя JMM встроены выдвижные экраны. 

Источник

Еще один стол с встроенными экранами от того же производителя — модель Times Square.

Также у столов могут быть передние панели, которые прикрывают ноги, что важно, если участники сидят друг напротив друга. 

Штабелируемые стулья и пуфы

Штабелируемые стулья удобны тем, что занимают минимум места при хранении. Есть много моделей от разных производителей, но хотим показать Stacy от Arper — легкие (5,5 кг) и компактные, как никакие другие. Можно сложить 40 штук друг на друга, поставить на специальную тележку и закатить в кладовку до следующего мероприятия. 

Стулья могут быть оснащены различными аксессуарами: столиками, подлокотниками, подставками для сумок и т. д.

Источник

Стул с пюпитром и подлокотниками из коллекции Stasy. 

Штабелируемыми бывают не только стулья, но и пуфы, которые подходят для неформальных переговоров и других коротких встреч. Пример — CAP от Materia, напоминающие наперстки. Они складываются друг на друга, занимают мало места, хранятся и транспортируются на специальной подставке с колесиками.  

Модульная мебель

Для больших переговорных, где могут проводиться мероприятия, идеально подойдет модульная мебель. Используя ее, вы быстро переоборудуете помещение с учетом формата события. 

Например, из фанерных блоков PIXEL от Bene можно собрать подиум, скамейки, стол, зонирующий элемент, барную стойку, трибуну или расставить их по помещению в качестве сидений. 

Техническое оснащение переговорной в офисе

Компании, которые работают с клиентами из других регионов дистанционно, — не редкость, удаленные команды сотрудников — тоже. Из-за ковида даже тем, кто раньше этого не делал, пришлось отправить работников по домам, клиенты тоже старались лишний раз не ходить по офисам, поэтому на первый план вышло техническое оснащение переговорных. Важную роль играет конференц-связь, производители предлагают всё новые решения для обеспечения ее высокого качества. 

Из наших проектов самым технологичным можно назвать офис-шоурум IT-компании NBCom, одного из лидеров рынка портативной техники и электроники. За техническое оснащение отвечали специалисты заказчика. В большой переговорной они использовали нестандартные решения. Например, микрофон, встроенный в пространство за декоративными панелями на потолке. Его не видно, но он отлично передает речь спикера, подавляя фоновые шумы. 

Стену переговорной украшает панно с айдентикой компании.

Набирают популярность системы бронирования переговорных. Раньше приходилось уточнять у коллег, нужно ли им помещение в ближайшее время, чтобы понять, можно ли его занять. Сейчас процесс легко автоматизировать. Сотрудники в приложении увидят, какие переговорные свободны в интересующий период времени, смогут забронировать их, изменить время, продлить бронь и т. д. 

В шоуруме NBCom, который мы уже упоминали, есть такая система. Она используется для демонстрации возможностей заказчикам. Сотрудники ее не применяют — в офисе одна переговорная и один конференц-зал. 

Освещение для переговорной в офисе

В переговорной должно быть предусмотрено несколько сценариев освещения, т. к. помещение может использоваться для разных целей: встреч, презентаций, проведения мастер-классов и т. д. 

Оптимальная яркость светильников для этой зоны — около 300 лк, цветовая температура — порядка 3 000 – 4 000 К. Дополнительно можно разместить группу светильников с яркостью не менее 500 лк и цветовой температурой 3 000 – 5 000 К, чтобы удобно было работать с документами. Для регулировки яркости освещения используются диммеры. 

Также необходимо продумать локальное освещение для выступлений. Например, регулируемые трековые или стационарные светильники, с помощью которых можно будет в нужный момент сфокусировать внимание на спикере.

В переговорной центрального офиса билетного оператора Kassir.ru мы использовали несколько сценариев освещения. Вот два из них: на первом фото свет падает на стол для переговоров, зону для презентации и обсуждения проектов, а на втором подсвечивается только зона презентации, что позволяет акцентировать внимание на спикере.

В переговорной в офисе NBCom запрограммировано несколько сценариев освещения, в которых задействованы не только светильники, но и шторы. Нажимаешь на кнопку, и зал трансформируется с учетом формата мероприятия, не приходится точечно настраивать каждый элемент. 

Сейчас в тренде биодинамическое (циркадное) освещение в офисах. Датчики присутствия контролируют количество света, температура которого меняется с учетом времени суток, сезона и даже погоды за окном. Это не всегда нужно, поэтому мы предлагаем такое решение, учитывая специфику рабочих процессов в компании. Если переговорные используются только для внутренних совещаний, достаточно стандартного холодного белого света. А если приходят клиенты, может понадобиться создать другую атмосферу, более неформальную, расслабляющую.

Как обеспечить приватность при проектировании переговорной

Акустические решения 

Важно обеспечить тишину в переговорной и сделать так, чтобы разговоры собравшихся не были слышны снаружи. Рассказываем, как мы делаем это в своих проектах. 

Конструктивные решения

Проектируя переговорную в офисе финской компании Metso Outotec, мы использовали особую конструкцию стен. Вместо обычных перегородок из гипсокартона применили звукоизоляционную перегородку с акустическими листами и вибростойким профилем, а также специальный изолирующий материал. 

Звукоизоляцию обеспечивают также прозрачные перегородки с двойным остеклением и подвесные акустические панели. 

На матовой пленке, скрывающей происходящее внутри от проходящих мимо, изображены миниатюрные декагоны. Это отсылка к брендбуку компании. 

Акустические шторы и напольные покрытия

В переговорной в офисе билетного оператора Kassir.ru мы использовали акустическое напольное покрытие и шторы. 

Акустические панели

Если отделать стены или потолок перфорированными листами акустического гипрока, звук будет попадать внутрь и оставаться там. 

Пример использования таких панелей для отделки потолка в одном из наших проектов.

В переговорной офиса NBCom панели с перфорацией использованы для отделки одной из стен. 

Живые растения

Растения не только украшают пространство, но и поглощают звук. Разрабатывая дизайн-проект офиса логистической компании, мы предложили разместить в переговорной фитостену. Она одновременно выполняет декоративную и шумоподавляющую функцию.

Визуальная приватность

Переговорные в современных офисах обычно отделены от остальных помещений стеклянными перегородками, а не глухими стенами и дверями. Чтобы скрыть происходящее внутри от проходящих мимо, обычно  используются плотные шторы, которые одновременно выполняют звукопоглощающую функцию, или матовая пленка с узором. Но есть и нестандартные решения. 

В проекте офиса юридической компании «Прайм Эдвайс» мы предложили использовать в переговорной «умное» стекло, которое может менять свои светопропускающие свойства в зависимости от потребностей: становиться прозрачным или матовым. 

Когда переговорная свободна, стекло прозрачное.

Когда идут переговоры, стекло непрозрачное — обеспечена конфиденциальность. 

Проектирование переговорной: что учесть, чтобы она была удобной и востребованной

В большинстве современных офисов переговорные используются не только для переговоров — это гибкие многофункциональные пространства. Чтобы сотрудникам было удобно, на этапе проектирования важно: 

• Правильно рассчитать количество и размеры переговорных. Выбор зависит от площади помещения, его конфигурации и специфики деятельности компании. Важно, приходят ли в офис клиенты, как часто сотрудники встречаются друг с другом для обсуждения проектов, какие мероприятия проводятся и т. д.

• Предусмотреть дополнительные места для встреч и звонков. Кроме больших переговорных нужно продумать малые либо установить акустические кабины. Там сотрудники смогут пообщаться друг с другом, созвониться с заказчиком  или поработать в тишине, не занимая помещения, рассчитанные на большие группы. А еще такие переговорные станут временными рабочими местами для тех, кто работает из дома, на выезде либо приехал в командировку. Также можно использовать для этих целей лаунж-зону, но важно предусмотреть акустическую мебель, перегородки и панели, чтобы «мозговой штурм» одних не мешал отдыхать другим. 

• Подобрать мебель. Если есть отдельные помещения, которые используются только для встреч и переговоров, достаточно стола со встроенными розетками и usb-разъемами и стульев или кресел. Основной критерий — удобство, т. к. люди могут находиться здесь несколько часов подряд. Если переговорная в офисе также может служить для проведения мероприятий разного формата, рекомендуем купить трансформируемые столы и штабелируемые стулья, которые удобно хранить, а также присмотреться к модульной мебели. 

• Обеспечить качественную конференц-связь. Если часто созваниваетесь с клиентами или удаленной командой, важно продумать техническое оснащение переговорной, чтобы всем было хорошо видно и слышно. 

• Внедрить систему бронирования переговорных. Это актуально, если их много — сотрудникам не придется уточнять, кто и когда будет пользоваться помещениями, всё решается через приложение. 

• Продумать сценарии освещения. Их можно запрограммировать, чтобы не настраивать элементы (светильники, шторы) по-отдельности. 

• Обеспечить звукоизоляцию. Есть множество способов сделать так, чтобы за пределами переговорной ничего не было слышно: от особого строения стен и перегородок до акустических штор и напольных покрытий. 

• Обеспечить приватность. Если переговорная в офисе отделена от остальных помещений стеклянной перегородкой, важно скрыть происходящее внутри от посторонних. Для этого используются шторы, матовая пленка или «умное» стекло, которое может становиться непрозрачным. 

Поможем спроектировать переговорную и другие функциональные зоны офиса так, чтобы ими было удобно пользоваться! Вы можете поручить нам не только разработку проекта, но и закупку мебели и материалов, а также контроль работ на объекте.