Требования к помещению офиса: чего хотят перспективные соискатели и как удовлетворить их ожидания

Желания специалистов, ищущих работу, и их будущих работодателей во многом расходятся:

• Первые хотят работать из дома по свободному графику и появляться в офисе только по необходимости, вторые требуют присутствия на месте с 9 до 18.
• Одним подавай рабочую зону формата open space, да побольше, а вторым там шумно.
• А еще по поводу зоны отдыха, спортзала, кинотеатра и прочих «плюшек» вечное противостояние: сотрудники считают их обязательной частью современного офиса, а те, кому за площади и ремонт платить, сомневаются в целесообразности.

Требования к организации офиса разные — это факт. Но желания сотрудников и владельцев бизнеса можно подружить!

Мы изучили результаты опросов, выяснили, чего ждут от офисов перспективные специалисты, и рассказали, как учесть их пожелания при проектировании офиса. В статье вы найдете ответ на вопрос «Как улучшить офис, чтобы стать работодателем мечты?»

Узнайте:

• На что жалуются и чего ждут от офисов соискатели.
• Какие требования к помещениям офисов предъявляют владельцы компаний.
• Как улучшить офис и сделать его привлекательным для сотрудников. 

Требования сотрудников к организации офиса

HeadHunter и WeWork опросили 1135 российских работников и соискателей и выяснили, что 30% частично не устраивает, 12% — скорее не устраивает и 8% совсем не устраивает их рабочее место. В общей сложности половина респондентов считает, что офис, куда они приходят каждый день или время от времени, мог бы быть лучше.

Основные причины недовольства:

• неудобная мебель;
• плохое освещение;
• нездоровый микроклимат в помещении (жарко, холодно, сыро, душно, сквозняк);
• фоновый шум, который мешает сосредоточиться;
• устаревший непривлекательный дизайн интерьера.

Если по поводу последнего пункта еще можно дискутировать, то остальные критичны — от них зависит здоровье сотрудников. То, что они не хотят работать в таких условиях, понятно и оправдано. К счастью, всё больше работодателей понимают, что вложения в инфраструктуру окупаются, и стараются делать свои офисы комфортными.

Жалобы на шум обычно связаны с работой в open space. По данным портала Superjob, только 13% соискателей готовы трудиться в таких офисах (в 2016 их было 15%). Цифра впечатляет, но не спешите отказываться от открытых пространств. У тех, кому они не по душе, скорее всего есть негативный опыт с прошлого места работы — проблема не в формате, а в его некорректном использовании. О том, что учесть при проектировании опенспейса, поговорим дальше.

Вот как вы можете улучшить офис, чтобы оправдать ожидания соискателей:

• Предусмотреть достаточное количество комфортных лаунж-зон.
• Обеспечить тишину в рабочей зоне: использовать акустические панели и перегородки, выделить переговорные для встреч и акустические кабины для звонков, чтобы коллеги не отвлекали друг друга.
• Оборудовать кухню и кофе-поинты.

Требования к организации офиса есть и у тех, кто работает удаленно и приезжает туда только время от времени. Такие сотрудники оценят:

• Закрывающиеся шкафчики, где можно оставлять личные вещи до следующего визита.
• Удобные незакрепленные рабочие места.
• Возможность забронировать переговорную на определенное время для встречи с клиентом или членами команды.
• Техническую оснащенность офиса — качественные микрофоны, экраны, колонки, проекторы для проведения онлайн-встреч и дистанционного обучения.

Как видите, требования сотрудников к помещению офиса сводятся к:

• наличию комфортного рабочего места — тихого, с эргономичной мебелью и здоровым микроклиматом;
• возможности отдохнуть и поесть в течение рабочего дня в специально отведенных для этого зонах;
• функциональности пространства — наличию переговорных, кабин для звонков, шкафчиков для хранения личных вещей и т. п.;
• гибкости офиса — чтобы кроме закрепленных рабочих мест были те, которые может занять любой желающий.

Современный дизайн не является решающим фактором, но может стать дополнительным аргументом в вашу пользу.

Требования владельцев бизнеса к организации офиса

Ожидания заказчика дизайн-проекта зависят от того, какой офис нужно спроектировать.

Если это, например, офис продаж ЖК, чаще всего просят:

• создать вау-эффект;
• подчеркнуть статус объекта;
• продемонстрировать потенциальным покупателям уровень ЖК и сформировать у них правильные ожидания.

Если офис предназначен для сотрудников, акцент обычно делают на комфорте. Компании из IT и ряда других сфер также интересуются нестандартными решениями. Для них рабочее пространство — важная составляющая HR-бренда, поэтому важно произвести впечатление на соискателей и сотрудников.

Интересный момент — во всех офисах для сотрудников, которые мы проектируем, есть рабочая зона open space. Да-да, та самая, где по результатам опросов мало кто хочет работать. При этом у заказчиков нет проблем с наймом и удержанием специалистов. Секрет прост — грамотное проектирование. Как мы уже писали, шум возникает не из-за формата пространства, а из-за ошибок, допущенных при его проектировании.

Для владельцев компаний open space — выгодное решение:

• В открытой рабочей зоне можно разместить больше сотрудников, чем в кабинетах. Соответственно, сокращаются расходы на аренду.
• Ремонт может обойтись немного дешевле, т. к. не придется заново подводить коммуникации: разводить электрику, дорабатывать систему вентиляции и т. д.
• Проще обеспечивать командный дух и поддерживать взаимодействие между сотрудниками, когда все работают в одном помещении.

Соискатели обычно против по одной из двух причин:

• Уже работали в опенспейсе, и там было шумно.
• Услышали от знакомых или где-то прочли о том, что open space — зло, поверили в это и проверять не хотят.

Мы уверены, что открытые рабочие пространства — это удобно. Но важно проектировать их с умом:

• Позаботиться о шумоизоляции: минимизировать количество поверхностей, отражающих звук (стекло, металл, плитка, керамогранит), использовать напольные покрытия с акустическими свойствами, специальные подвесные и настенные панели, перегородки. Рекомендуем выделить отдельные помещения для встреч и звонков или установить в опенспейсе акустические кабины — так коллеги не будут отвлекать друг друга разговорами.

Вот как описывают опыт использования кабин в open space представители компании Lamoda:

• Расположить рабочую зону как можно дальше от источников шума: серверной, принт-зоны, входа в офис, лифтового холла. Если это невозможно — использовать акустические решения, чтобы помешать распространению звука.
• Выделить каждому личное пространство. Самый простой способ — разделить рабочие места с помощью перегородок или выдвижных шкафчиков.

В офисе компании Kemira рабочие места разделены с помощью pull out.

В офисе компании Jotun мы отделили рабочие столы от прохода шкафчиками, а рабочие места разграничили с помощью акустических перегородок.

При правильном подходе в open space будет достаточно тихо, чтобы с комфортом там работать. А для тех, кому нужна полная тишина, существуют свободные переговорки и периодическая работа из дома. Вот цитата из рассказа компании Lamoda о новом офисе, подтверждающая жизнеспособность такого подхода.

Как улучшить офис и сделать его привлекательным для сотрудников: памятка для заказчика ремонта

Подытожим сказанное. Сотрудники ждут, что офис вашей компании будет:

• гибким. Чтобы тех, кто на удаленке, была возможность приехать на встречу с коллегами, воспользоваться переговорной или время от времени пользоваться незакрепленными местами для работы;
• комфортным. Тихим, с удобной мебелью, достаточной освещенностью, без посторонних запахов в рабочей зоне, с комфортной температурой и влажностью воздуха;
• функциональным. Чтобы было где поесть, отдохнуть, митинг провести, документы распечатать.

Современный интерьер — не обязательное условие, но плюс в вашу пользу.

Планируя переезд и ремонт, опирайтесь не только на список ожиданий соискателей, но и на мнение сотрудников. Прежде, чем выбирать помещение для нового офиса и переходить к разработке дизайн-проекта, рекомендуем опросить членов команды и выяснить:

• что им нравится в текущем пространстве;
• чего не хватает;
• что мешает, какие факторы хотелось бы устранить.

Не факт, что получится учесть все пожелания, но как минимум повторяющиеся принять во внимание стоит. Иначе есть риск потерять специалистов, которые не дождались важных для них перемен.

Вот две альтернативы общефирменному опросу:

1. В некоторых компаниях есть человек (обычно — офис-менеджер или администратор), которому сотрудники могут рассказать о том, что им мешает, и предложить варианты решения проблемы. Если это — ваш вариант, запросите у ответственного сотрудника список сложностей, о которых ему рассказывают чаще всего.
2. Можно сформировать группу из представителей всех отделов. Каждый будет представлять интересы коллег и предлагать идеи, которые могут быть реализованы в новом офисе.

Если дизайнеры ставят какое-то предложение под сомнение, прислушайтесь. Некоторые пожелания могут не вписываться в понятие «комфортный офис».

Мы чаще всего сталкиваемся с тем, что заказчики:

• Просят сделать больше рабочих мест, чем допускают нормативные требования: например, разместить в офисе площадью 500 квадратных метров 100 сотрудников. Если все эти люди ходят в офис постоянно, рассадка будет неэргономичной, что повлечет за собой неудобства и низкую эффективность работы.
• Откладывают создание зон отдыха. Обычно первым делом хотят оборудовать рабочие места, чтобы не платить за аренду пустующего офиса. Лаунжи не в приоритете, поэтому их «ставят на паузу» — со временем появляются другие вопросы, а их очередь так и не приходит.
• Не уделяют должного внимания декору и озеленению офиса, которые оказывают большое влияние на настроение и продуктивность сотрудников.

Мы всегда озвучиваем свои опасения по поводу таких решений, рассказываем, какие последствия могут быть и как улучшить офис без лишних трат.