Как рассчитать стоимость капитального ремонта офиса и на чём лучше не экономить: шпаргалка от специалистов DESIGNIC

Каждому заказчику хочется знать точную стоимость ремонта офиса до его начала. Желание понятное, но универсального ответа не существует. Расходы на два объекта одинаковой площади могут существенно отличаться, потому что исходное состояние помещений, задачи, материалы и мебель разные. А еще цены постоянно растут, поэтому расчеты быстро становятся неактуальными. 

Мы решили пойти другим путем — рассказали, как формируется бюджет и за счет чего можно сократить расходы, чтобы это не сказалось на результате. Прочтите этот материал и узнайте. 

Из чего складывается стоимость капитального ремонта офиса

Расходы, связанные с ремонтом офиса, можно разделить на две группы: 

1.Работы и услуги: 

• Разработка дизайн-проекта. В DESIGNIC для объектов площадью до 300 м² действует фиксированная стоимость. Для больших офисов цена определяется с учетом ряда факторов: наличия исполнительной документации (чертежей, схем и т. д.), площади помещения, срочности, уровня проработки (нужна только концепция или полный дизайн-проект с альбомом рабочей документации). Итоговую сумму называем после визита на объект — она может варьироваться в пределах 15-20% от озвученной на первой встрече. Дополнительно оплачиваются услуги авторского надзора и комплектации, которые помогают исключить расхождения между задумкой и реализацией.
• Строительные работы. Стоимость ремонта офиса зависит от площади и состояния помещения, сложности дизайн-проекта, сроков реализации, используемых материалов и того, будет ли строительная компания заниматься закупкой всего необходимого. Серьезные подрядчики озвучивают цену только после ознакомления с документацией, обсуждения деталей и визита на объект. А затем фиксируют ее в договоре и не меняют без веских оснований.
• Проектирование и реализация внутренних инженерных систем: вентиляции и кондиционирования, СКУД и других. В бизнес-центре, вероятнее всего, уже есть всё необходимое, но если в ходе ремонта меняется конфигурация помещения, например, возводятся стены, некоторые элементы приходится переносить. Иногда строительные компании берут это на себя, но в ряде случаев участие специалистов со стороны не допускается — можно пользоваться только услугами штатных сотрудников БЦ или тех, кого порекомендует администрация. 

2. Материалы, оборудование и мебель: 

• Черновые материалы: сухие смеси, кирпич, гипсокартон, тепло-, звуко- и гидроизоляционные материалы, трубы, кабели, провода, герметики и т. п. 
• Финишные материалы: краска, напольные покрытия, декоративная штукатурка, плитка, потолочные и настенные панели и т. д. 
• Мебель. В офисах и других общественных пространствах с высокой проходимостью используется специальная мебель, рассчитанная на интенсивное и не всегда бережное использование. Мы написали статью о том, по каким критериям ее выбирать — прочтите обязательно. 
• Осветительные приборы. В материале на эту тему рассказали, как с помощью сценариев освещения и подбора светильников повысить продуктивность сотрудников. 
• Шторы, ковры и прочий текстиль. Сейчас в тренде по-домашнему уютные офисы, в интерьерах которых всё это смотрится органично. Если сомневаетесь, посмотрите наши проекты офисов в скандинавском стиле. 
• Декоративные элементы. Например, картины, скульптуры или другие арт-объекты.  

В рамках работы над дизайн-проектом мы составляем спецификацию, в которой указаны производители, артикулы и количество всего, что нужно купить. Кроме черновых материалов — их просчитывают и закупают строители на основании наших планов и чертежей. 

Пока дизайнеры создают рабочую документацию, менеджер запрашивает коммерческие предложения у поставщиков. На их основании можно рассчитать полную стоимость капитального ремонта офиса. 

Как определить бюджет и что будет, если урезать его после согласования дизайн-проекта ремонта офиса

На первой встрече мы просим заказчика рассказать о том, каким он видит будущее пространство и сколько готов вложить в его обустройство. Есть 2 варианта развития событий. 

Бюджет ремонта известен

Например, центральный офис распределяет средства между филиалами и решает, на что их тратить. 

В этом случае сопоставляем сумму и ожидания. Если они не совпадают, предлагаем выделить больше денег или откорректировать видение будущего офиса. Иначе есть риск оказаться в сложной ситуации. 

Партнеры из строительной компании «СТ Констракшн» поделились поучительной историей из практики. К ним обратились представители IT-компании, арендовавшие несколько этажей БЦ под офис. На руках у заказчика был дизайн-проект от московской студии, на реализацию которого требовались сотни миллионов рублей. Дизайнеры работали без рамок: выбрали дорогие ковры, шикарную мебель, краску для стен по 3000 рублей за литр и т. п. Посовещавшись, владельцы компании решили урезать бюджет на мебель и материалы в 3,5 раза — ожидания от офиса они при этом не поменяли. 

Поскольку площадь большая и всего нужно было много, пришлось подобрать бюджетные альтернативы — иначе в выделенную сумму было не уложиться. Все видели, что получается не то, но представитель заказчика обсуждать с начальством увеличение бюджета отказался. 

Когда учредители приехали принимать объект, результат им не понравился. Это было ожидаемо — офис не соответствовал ни уровню компании, ни дизайнерским визуализациям. К качеству ремонта претензий не предъявляли, его подтвердили независимые специалисты по техническому надзору. Проблема была лишь в том, что получить желаемый интерьер за выделенную сумму оказалось невозможно.  

Решили делать ремонт заново. Процесс затянулся еще на 4,5 месяца — время потеряли, денег потратили примерно столько, сколько предусматривал дизайн-проект изначально. В общей сложности помещение простаивало больше года, и всё это время владельцы компании платили за аренду. С учетом площади офиса ежемесячные потери измерялись в миллионах рублей. 

Мораль этой истории: финишные материалы, мебель, осветительные приборы создают итоговую картинку. Если вместо заложенных в проект дорогих элементов использовать бюджетные, это неизбежно скажется на восприятии готового интерьера. 

Бюджет не определен

Если вы не представляете, сколько готовы вложить в дизайн-проект ремонта офиса и его реализацию, можем сориентировать, опираясь на свой опыт. Например, показать визуализации нескольких офисов разных ценовых категорий и назвать стоимость разработки и реализации дизайн-проекта за м². Так будет проще определиться с бюджетом — увидите, что получите на выходе. 

Почему важно согласовать бюджет до начала работы над дизайн-проектом ремонта офиса

Мы включаем в проект только реальные мебель и материалы. Важно понимать, какие есть ограничения, чтобы выбрать подходящих поставщиков. 

Стоимость ковровой плитки, скажем, варьируется в пределах от 25 до 100 евро за квадратный метр. Мебель можно купить за границей, а можно — у российских производителей. Всегда реально найти сегмент, который подойдет по цене. 

Можно ли уменьшить бюджет после согласования дизайн-проекта

Нежелательно. Как мы уже писали, существенное изменение суммы неизбежно приведет к расхождению реализации с задумкой. 

Если всё же нужно сэкономить, важно вносить изменения, заручившись поддержкой авторов проекта. Дизайнеры смогут подобрать альтернативы так, чтобы это минимально сказалось на результате. 

Стоимость ремонта офиса: на чём не стоит экономить

Решив сократить расходы, можно оказаться в роли скупого из известной поговорки, который платит дважды, трижды, а то и регулярно в течение долгих лет. Да, мы согласны с тем, что дорогое — не всегда качественное. Поэтому рекомендуем не ограничиваться стоимостью и оценивать каждое предложение комплексно. 

Чаще всего плохо заканчиваются попытки сэкономить на: 

• услугах дизайн-студии;
• строительной бригаде;
• финишных материалах, мебели и оборудовании. 

Разберем каждый пункт. 

Экономия на дизайнерах

Может показаться, что самое главное в дизайн-проекте ремонта офиса — визуализации. Это не так. Красивые картинки ничего не стоят, если нет рабочей документации, руководствуясь которой строители смогут воплотить задуманное в жизнь. 

Пакет чертежей разрабатывают не все студии, т. к. для этого в штате должны быть архитекторы или проектировщики. Если вам предоставят только визуализации будущего интерьера, придется обращаться в архитектурное бюро или искать строительную компанию, в которой есть специалисты по созданию рабочей документации. Это затягивает и усложняет процесс, добавляются новые люди, с которыми придется коммуницировать в процессе ремонта. 

Рекомендуем обратиться в студию, которая создает дизайн-проекты с полным пакетом рабочей документации. Чтобы не переживать о результате, закажите также услуги авторского надзора и комплектации.

Экономия на строителях

Объявив тендер, вы можете получить заманчивое предложение, выделяющееся на фоне остальных. Не спешите соглашаться! Если цена существенно ниже средней, за ней могут скрываться: 

• Новички, которым нужно как-то получить первые заказы. У них, скорее всего, нет базы проверенных поставщиков, а также опыта ремонта в офисах класса А, коммуникации с представителями бизнес-центра и дизайнерами, выхода из конфликтных ситуаций. 
• Компания, использующая дешевую рабочую силу. Неквалифицированные строители на объекте — гарантия проблем, срыва сроков и перерасхода бюджета.
• Неполная стоимость ремонта офиса. Добившись подписания контракта, из вас будут постоянно тянуть деньги на разные нужды. 

Изучите портфолио строительной компании, а лучше — посетите готовый объект, чтобы убедиться в качестве работы. Оптимальный вариант — бригада, которая постоянно сотрудничает с выбранной дизайн-студией: если дизайнеры и строители уже нашли общий язык, ремонт пройдет гладко. 

Экономия на материалах, оборудовании и мебели

В бюджетных сериях обычно ограниченное количество дизайнов, но это — не главный их недостаток. Хуже то, что такие мебель и материалы могут оказаться менее износостойкими, а значит, быстрее потеряют презентабельный вид и потребуют ремонта либо замены. Если решили сэкономить, обсудите варианты с авторами проекта — они предостерегут вас от ошибок, опираясь на свой опыт.   

Вот три примера ситуаций, когда заказчики могли бы столкнуться с дополнительными затратами, не прислушавшись к нашим рекомендациям. 

Офис Metso&Outotec

Мы предложили сделать стойку ресепшн из камня. Компания работает в сфере переработки полезных ископаемых и металлургии — такое решение соответствует ее брутальному характеру.

Камень — материал дорогой. Заказчик хотел заменить его на более доступный, например, эмаль, но мы смогли отстоять свое предложение. Привели такие аргументы: 

• Камень выглядит презентабельнее.
• Он долговечнее — всегда можно подшлифовать. Чтобы избавиться от царапин на эмали, придется переклеивать пленку. 
• Чтобы стойка производила впечатление монолитной конструкции, на ней должно быть много стыков. На эмали они получаются слишком заметными — реализовать задуманное не удалось бы. 

К нам прислушались — стойка была создана на заказ в точном соответствии с проектом. 

Выставочный комплекс Nord Expo

Мы предложили использовать дорогостоящее каучуковое покрытие Nora. Заказчик сомневался, т. к. были более доступные альтернативы, например, керамогранит. 

Мы обосновали выбор тем, что покрытие Nora очень долговечное, его используют даже в общественном транспорте. С учетом плановой проходимости центра и того, что туда будут регулярно привозить оборудование на тяжелых тележках, это был оптимальный вариант. Керамогранит пришлось бы регулярно менять из-за трещин, вызванных нагрузками. 

Также был вопрос с потолочными светильниками. От заказчика поступило предложение закупить китайские, но мы посчитали это рискованным. Потолки в выставочном центре высокие, около 8 метров. Менять расходники сложно: нужно выбрать время, когда нет посетителей, закрыть помещение, арендовать и установить леса. Делать это часто затратно, выгоднее купить более дорогое оборудование, которое проработает дольше без необходимости сервисного обслуживания. 

В обоих случаях заказчик согласился с нашими аргументами и приобрел позиции, указанные в проекте. 

Вложившись в качественные материалы, мебель и оборудование, вы меньше потратите на ремонт и обслуживание в долгосрочной перспективе. Качественные — не равно дорогие, всегда можно найти достойную альтернативу в рамках бюджета. 

Что учесть, просчитывая стоимость капитального ремонта офиса

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам избежать лишних трат: 

• Определите максимальный бюджет до начала работы над дизайн-проектом. Если сложно, спросите дизайнеров — они назовут приблизительные цифры, опираясь на свой опыт. Действовать по принципу «вы рисуйте, а там посмотрим» нельзя — если позже вы решите существенно сократить бюджет, то и интерьер как на визуализациях не получите. 
• Отдайте предпочтение студии, которая готовит полноценный пакет рабочей документации. Визуализации сами по себе ничего не стоят — опираясь только на них, строители не смогут воплотить задуманное в жизнь. Если придется привлекать архитектурное бюро, потратите не только деньги, но и время, а еще — добавите в проект нового участника, с которым придется коммуницировать.
• Не спешите соглашаться на самую низкую стоимость ремонта офиса. Разберитесь, что за ней скрывается: это могут быть неквалифицированные строители, новички без нужного вам опыта или обманщики, которые позже начнут вымогать деньги под разными предлогами. 
• Выбирая финишные материалы, мебель и оборудование, ориентируйтесь не только на цену. Бюджетные варианты могут быть менее износостойкими, из-за чего вы больше потратите на ремонт и замену в долгосрочной перспективе. 
• Любые изменения в проекте обсуждайте с его авторами. Дизайнеры помогут подобрать альтернативы так, чтобы это минимально сказалось на итоговой картинке. Избежать расхождений между задумкой и реализацией помогут услуги авторского надзора и комплектации.